Главная → Для новичков → Mark sql для школьных библиотек. Библиотечные информационные системы

Mark sql для школьных библиотек. Библиотечные информационные системы

ВВЕДЕНИЕ В MARC SQL 1.5

Общие сведения о системе

АИБС «MARC SQL» обеспечивает комплексную автоматизацию всех библиотечных процессов: комплектование литературы, создание и ведение электронного каталога, систематизацию, обработку поступающих изданий, справочно-информационное обслуживание читателей, учет библиотечных фондов.

АИБС «MARC SQL» разрабатывалась на основе принципа открытых систем. К свойствам, которыми обладают открытые системы, можно отнести:

· Работа системы в мультизадачном режиме (многопользовательский режим работы со средствами управления базами данных (СУБД);
· Расширяемость: возможность добавления новых компонентов (функций) или изменение некоторых уже имеющихся компонентов при неизменных остальных функциональных частях информационной системы (ИС) и без повторной инсталляции всей ИС;
· Масштабируемость: возможность адаптации ИС под любой размер фондов и количество пользователей;
· Мобильность/Переносимость: возможность переноса программ и данных из одной операционной среды в другую, возможность работы с различными СУБД;
· Интероперабильность: способность к взаимодействию с другими ИС;
· Дружественность к пользователю (графический многооконный интерфейс);
· Модульность структуры;
· Поддержка сетевых протоколов.

Может быть установлена на одном компьютере типовой комплектации, а с развитием оснащенности школьной библиотеки может быть поэтапно развернута в локальной вычислительной сети.

Технические требования:

Компьютер: Pentium I и более мощные модели процессоров
Операционная система: Windows 95/98/NT/2000/XP
Объем оперативной памяти:16 Мб
Объем НDD для установки программы: от 30 Мб
Видеоадаптер: SVGA с разрешением не менее 800x600
Мышь
Принтер
CD-ROM

Технологические возможности системы

Работая с АИБС «MARC SQL - школьная версия», школьный библиотекарь может:
- формировать электронный каталог книг, учебников и других информационных источников, находящихся в школьной библиотеке;
- получать доступ к удаленным базам данных;
- ввести информацию о структуре школы и количестве учащихся в каждом классе для автоматического определения обеспеченности учебниками;
- автоматизировать процесс учета выдачи книг;
- вести автоматизированный учет должников школьной библиотеки по классам;
- формировать заказ учебников с использованием базы данных рекомендованных учебников и учебных пособий;
- получить информацию о читательском спросе, анализировать круг чтения учеников;
- оперативно предоставить информацию об обеспеченности учебного процесса учебниками и дополнительной литературой;
- подготовить все необходимые отчеты, используя готовые формы

Работая с АИБС «MARC SQL - школьная версия» , учитель может:
- подобрать необходимую для урока литературу, воспользовавшись электронным каталогом и списком ключевых слов, соответствующих школьной тематике;
- получить информацию об учебниках, как имеющихся в школе, так и рекомендованных для использования, из удаленных баз данных;
- проанализировать круг чтения учащихся;
- получить список должников литературы класса

Работая с АИБС «MARC SQL - школьная версия» , ученик может:

· найти литературу по интересующей его теме, воспользовавшись электронным каталогом школьной библиотеки и возможностями поиска в удаленных базах данных федеральных, университетских и муниципальных библиотек и информационных центров России и за рубежом.

Среди дополнительных возможностей АИБС MARC-SQL (отличающих ее от некоторых других) можно отметить следующие:

Автоматическое формирование и печать полного комплекта стандартных выходных форм (карточек, формуляров, читательских требований, бюллетеней, указателей и т. д.);
- реализован режим автоматического определения авторского знака по таблице Хавкиной при создании и корректировке документов;
- автоматическое формирование словарей, возможность подключения внешних словарей, рубрикаторов, классификаторов (ББК, УДК, ГРНТИ и т. д.), тезаурусов;
- поддержка штрих-кодовой технологии при создании библиографической записи и при операциях обслуживания читателей;
- режим “Макрообъекты” (для подключения полнотекстовых документов, мультимедиа информации);
- подсистема “Книгообеспеченность” (возможность определения структуры ОУ);
- расширяемая система отчетов (с использованием скриптов);

Среди новых возможностей системы (после обновления), можно отметить следующие:

Формирование стандартных выходных форм (карточек, бюллетеней) производится в соответствии с ГОСТом 7.1-2003г.;

Создание базы данных в диалоговом режиме;

Включен Федеральный перечень учебников на 2005-2006гг., 2006-2007 гг.;

При описании записей добавлены дополнительные поля, расшифровывающие следующие коды: категорий пользователей, предметов, видов изданий, типов образовательных учреждений, грифов (в предыдущей версии были представлены только коды категорий, для их расшифровки необходимо было смотреть во внешние словари);

Возможность ведения информации об источниках поступления.

В заключении, приведем цитату, обобщающую все вышесказанное в одном абзаце (цитата взята из статьи Л. Е. Коршуновой «Школьная библиотека на пути к автоматизации информационно-библиографических процессов», опубликованной в журнале «Школьная библиотека» (№6 за 2000 год) с. 33-36.)

«…Главная цель компьютеризации, о которой порой забывают библиотечные работники за каждодневными делами и проблемами – объединение в конечном счете мирового библиотечного информационного потока, а именно – корпоративная каталогизация и систематизация литературы, при которой библиотека, получившая издание первой, первой же его описывает и систематизирует, все остальные держатели книжных фондов могут пользоваться результатами уже проделанного труда. Доступность же библиографических, а в дальнейшем и полнотекстовых баз через глобальные сети невиданно развернет мировое пространство для позитивного познания мира. Именно поэтому очень важно сейчас, на первом этапе автоматизации библиотечно-библиографических процессов в библиотеках школ объединить свои усилия, воспользоваться единой библиотечно-информационной системой, которая позволит уже на втором витке развития автоматизированных технологий перейти к обмену данными, начать корпоративные действия в направлении научной обработки литературы (каталогизация, систематизация)…».

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) - системы планирования ресурсов библиотек, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.

АБИС возникли на основе естественного расширения возможностей и задач электронных библиотечных каталогов.

АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Отдельные функции программного обеспечения большинства АБИС представляют собой функционально законченные модули, которые объединены в общий интерфейс. Примерный перечень модулей включает:

приобретения фондов (заказ, выставление счетов и получение) ;
каталогизацию (классификация и внесение в общий указатель материалов),
учет обращения (учет выдач читателям экземпляров из фонда библиотеки и их возврата)
работу с периодикой (отслеживание журналов и газет, аналитическую роспись статей)
OPAC (публичный интерфейс для пользователей).

Каждый читатель (посетитель) и изделие (книги, журналы, диски и т.д.) имеют уникальный идентификатор в базе данных, который позволяет АБИС отслеживать деятельность.

Большинство имеющихся АБИС сходны по назначению и предоставляемым возможностям. Наиболее существенным отличием, влияющим на производительность и стоимость системы, является используемая СУБД.

Производители АБИС используют как собственные разработки СУБД, так и коммерческие продукты, например, Oracle, MS SQL Server

Автоматизированная библиотечно-информационная система ИРБИС

АБИС «ИРБИС» разработана Международной Ассоциацией пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий ЭБНИТ.

Программное обеспечение построено в архитектуре клиент-сервер. В системе используется СУБД CDS/ISIS (Computerised Documentation Service / Integrated Set of Information Systems), разработанная в конце 60-x годов прошлого столетия. С 1985 года СУБД развивается и поддерживается ЮНЕСКО. Основное назначение этой базы данных - ведение каталогов библиотек и музеев. База данных предназначена для хранения и поиска текстовых данных переменной длины. Структура этой базы данных, так же как и структура MARC-формата, описывается в терминах нумеруемых полей и подполей с буквенно-цифровыми обозначениями. Разнообразные методы индексирования, включая создание индексов по ключевым словам, дают возможности для различных вариантов текстового поиска. В настоящее время существует версия этой базы и для Windows - WINISIS. База данных распространяется бесплатно. Но это имеет и оборотную сторону. Поскольку финансовые возможности ЮНЕСКО гораздо слабее возможностей фирм, разрабатывающих коммерческие СУБД, пакеты для создания прикладного программного обеспечения для баз данных из семейства ISIS содержат существенно меньше возможностей, чем пакеты для создания прикладного программного обеспечения для коммерческих СУБД. В настоящее время семейство баз данных ISIS предназначается главным образом для развивающихся стран.

Основные характеристики АБИС «ИРБИС»:

работа в локальных и глобальных вычислительных сетях без ограничения количества пользователей;
полная интегрируемость в корпоративные библиотечные системы и технологии на основе:
средств поддержки Web-технологий и протокола Z39.50;
полная совместимость с международными форматами UNIMARC, MARC21 и Российским коммуникативным форматом RUSMARC;
поддержка произвольного количества баз данных, составляющих Электронный каталог или представляющих собой проблемно-ориентированные библиографические базы данных;

технология автоматического формирования словарей, на основе которых реализуется быстрый поиск по любым элементам описания и их сочетаниям;
средства для ведения и использования Авторитетных файлов, баз данных УДК, ББК, ГРНТИ и Тезауруса;
поддержка традиционных "бумажных" технологий: от печати форм заказа/подписки и листов книги суммарного учета до печати всех видов каталожных карточек;
технологии, ориентированные на использование штрих-кодов и радиометок на экземплярах изданий и читательских билетах;
поддержка многоязычия на осное UNICODE, т.е. возможность ввода на любых языках мира;
поддержка ссылок от библиографических описаний на полные тексты, графические данные и другие внешние объекты (включая ресурсы интернет);
средства для создания и ведения полнотекстовых баз данных (электронной библиотеки).
специальные средства для создания имидж-каталогов по ретрофонду библиотеки на основе графических образов каталожных карточек и автоматического распознавания их текстов;
средства для перевода пользовательских интерфейсов на другие языки;
широкий набор сервисных средств, обеспечивающих удобство и наглядность пользовательских интерфейсов, упрощающих процесс ввода, исключающих ошибки и дублирование информации;
широкие возможности для адаптации к условиям работы конкретной библиотеки, включая средства создания уникальных рабочих профилей для всех категорий пользователей;
открытость – позволяющая пользователю самостоятельно вносить изменения в широких пределах: от изменения входных и выходных форм до разработки оригинальных приложений.

В системе реализованы все типовые библиотечные технологии, включая технологии комплектования, систематизации, каталогизации, читательского поиска, книговыдачи и администрирования, на основе взаимосвязанного функционирования следующих автоматизированных рабочих мест (АРМ):

АРМ "Комплектатор"
АРМ "Каталогизатор"
АРМ "Читатель"
АРМ "Книговыдача"
АРМ "Администратор"
АРМ "Книгообеспеченность"
АРМ "Корректор"
Web-ИРБИС (включая средства обеспечения работы по протоколу Z39.50).

Среди подведомственных учреждений Министерства культуры МО АБИС «ИРБИС» используется в ГАУК МО «Московская областная государственная научная библиотека им. Н.К. Крупской» и в ГБУК МО «Московская областная государственная детская библиотека».

OPAC-Global – полнофункциональная автоматизированная библиотечно-информационная система.

OPAC-Global (Midi, Mini) разработана российской компанией «ДИТ-М».

АБИС реализована в архитектуре стандартных web-серверов и web-клиентов. Предназначена для автоматизации корпоративной работы сети библиотек, включающая библиотеки разных уровней. Корпоративная система может быть реализована как по типу централизованного сервера, так и по типу распределенных серверов с единым протоколом обмена данными http. В обоих случаях, все функции пользователь выполняет в среде стандартного web-браузера. Число библиотек в сети может быть 100 и более.

АБИС использует СУБД ADABAS, разработанную немецкой фирмой Software AG. Эта СУБД реализует модель данных NF2. Запись в такой модели может содержать множественные поля и периодические группы, что близко к логической структуре MARC-формата. На сегодняшний день, пожалуй, выбор такой СУБД для хранения библиографических данных является оптимальным. Однако тенденции в мире баз данных таковы, что реляционные СУБД, такие как ORACLE, DB2 и Microsoft SQL Server, расширив возможности реляционной модели добавлением поддержки XML-структур, полнотекстового поиска и т.п., постепенно вытесняют с рынка базы данных, основанные на других моделях.

Функциональные возможности OPAC-Global.

Все функции системы выполняются через стандартные Web-клиенты и включают:

Настройку системы на требования пользователя (библиотеки или библиотечной сети).
Каталогизацию в формате RUSMARC или других MARC форматах.
Поиск и заказ документов.
Использование авторитетных файлов в процессе каталогизации и поиска.
Циркуляцию (регистрация движения документов).
Реферирование документов в реальном режиме времени.
Добавление к библиографическим записям полно содержательных цифровых объектов (документов) с возможностью поиска их по свободному тексту.
Импорт/экспорт библиографических и авторитетных файлов в пакетном режиме в формате RUSMARC.
Ведение отчетов о работе системы.
Регистрация читателей и удаленных пользователей.
Ведение персональных финансовых расчетов для платных информационных услуг.
Администрирование системы в локальном и удаленном режимах.

OPAC-Global лежит в основе функционирования Сводного каталога библиотек России Центра ЛИБНЕТ.

АИБС Absotheque Unicode

АИБС Absotheque Unicode - Web-ориентированная интегрированная система для комплексной автоматизации библиотек, медиатек и центров документации, разработанная ЗАО "Компания ЛИБЭР" (Москва).

АБИС использует СУБД MS SQL Server. Особенностью СУБД в этой системе является такой вариант хранения библиографического описания, при котором распределение библиографического описания по двум таблицам: в первой, основной таблице для каждого библиографического описания заводится строка, часть атрибутов библиографического описания, не являющихся множественными, хранится в отдельных столбцах этой строки; во второй, дополнительной таблице, связанной с первой, каждому оставшемуся атрибуту, имеющему непустое значение, соответствует отдельная строка.

Данные хранятся в структурированном виде, и поэтому нет необходимости предварительно преобразовывать их для того, чтобы они воспринимались человеком, а также дублировать информацию для организации поиска. Однако если необходим поиск по нескольким атрибутам, которые хранятся во второй дополнительной таблице, то придется осуществлять JOIN этой таблицы самой с собой столько раз, сколько задано атрибутов для поиска. Поскольку вторая таблица содержит, по крайней мере, на порядок больше записей, чем число библиографических описаний, то такая операция может создать существенную нагрузку на сервер и замедлить работу системы.

Рабочие места - это персональные компьютеры под ОС Windows с установленным на них навигатором типа Internet Explorer. Никакого дополнительного программного обеспечения здесь не требуется. Управление системой Absotheque UNICODE осуществляется с помощью Web-интерфейса и имеет следующие режимы:

многоуровневая каталогизация, работа с авторитетными файлами и импорт описаний;
многоуровневый поиск для библиотекаря и читателя;
ведение картотеки читателей, автоматизация выдачи/возврата документов;
комплектование, ведение финансов и бюджета; статистический учет и другие функции;
интернет-доступ к Web-сайтам.

АБИС «Руслан»

АБИС «Руслан» - это полнофункциональная библиотечная система, предназначенная для автоматизации средних и крупных библиотек, организации библиотечных консорциумов, разработана ООО «Открытые библиотечные системы» (Санкт-Петербург).

Система построена на архитектуре клиент-сервер и использует СУБД Oracle, которая является самой дорогой и мощной среди вышеперечисленных, но на данный момент, при существующих в России правилах каталогизации и коммуникативных стандартах библиографическое описание не может быть эффективно реализовано в реляционной модели и разработчики, использующие реляционные СУБД, используют эти СУБД не по назначению. То есть использование СУБД Oracle является избыточным.

Функциональные возможности АБИС:

комплектование (заказ, подписка, регистрация поступлений, первичное описание, формирование отчетных документов, списание)
каталогизация (полное библиографическое описание, предметизация, систематизация с использованием собственных и внешних источников библиографических и авторитетных данных)
поиск и заказ читателем через Web браузер документа в электронном каталоге по найденному описанию
контроль читателем исполнения его заказов, получение информации о выданных читателю документах
книгохранение (обработка требований читателей и подготовка документов в выдаче)
обслуживание на абонементе (выдача и прием документов, формирование и вывод отчетных и статистических данных)

обслуживание по МБА

АБИС "Руслан" не имеет ограничений на количество подключенных АРМов, на количество одновременно работающих пользователей, на количество библиотечных баз данных, на количество записей в БД.

АБИС «Руслан» установлена во многих библиотеках, большинство из которых – университетские, например, Санкт-Петербургский государственный политехнический университет.

АБИС «Фолиант»

АБИС «Фолиант» - это система автоматизации всех процессов работы библиотеки на основе взаимосвязанного функционирования различных модулей (АРМ) систем, разработанная Петрозаводским государственным университетом, ООО «ЕМЕ».

Система построена в архитектуре “клиент-сервер” в качестве ядра используется СУБД Oracle. Клиентами выступают приложения для MS Windows (все АРМы за исключением АРМ “Поиск”) и для Linux (АРМ “Поиск”, поддержка сервера Z39.50).

Функциональные возможности:

функции комплектования, включая распределение литературы между отделами библиотеки, ведение инвентарного и суммарного учета поступлений;
функции обработки, включая поддержку различных видов обрабатываемых документов, редактирование ранее составленных или импортированных описаний, распечатку выходных форм, индексирование документов различными классификационными средствами;
функции поиска документов и данных, библиотечное и информационное обслуживание
функции экспорта/импорта в форматы USMARC и RUSMARC;
функции удаленного доступа, включая поиск в электронному каталогу по протоколу http и доступ по протоколу Z39.50.

Состав системы:

АРМ «Администратор»;
АРМ «Каталогизатор» ;
АРМ «Поиск в ЭК»;
АРМ «Комплектование»;
АРМ «Движение фонда»
АРМ «Учет читателей и книговыдача»;
АРМ «МБА»;
АРМ «Книгообеспеченность»;
- Z39.50 сервер.

Система используется в Национальной библиотеке Республики Карелия, Научной библиотеке Петрозаводского госуниверситета и многих других библиотеках этого региона.

АБИС «МАРК-SQL»

АБИС «МАРК-SQL» разработана НПО "Информ-система" и предназначена для комплексной автоматизация библиотечных процессов на базе новейших информационных технологий, создания электронного каталога, формирования и печати выходных форм, обслуживания читателей, ведения статистической и управленческой отчетности, анализа книгообеспеченности.

Система построена в архитектуре “клиент-сервер” в качестве ядра может использовать СУБД MS Access, MS SQL Server, Oracle.

Возможность выбора среди них позволяют использовать приобретенную ранее СУБД, что может значительно удешевить автоматизацию библиотеки.

АИБС “МАРК-SQL” состоит из пяти АРМов:

“Администратор”;
“Каталогизатор”;
“Комплектование”;
“Поиск”;
“Абонемент”.

Среди пользователей АБИС, такие библиотеки, как Центральная научная сельскохозяйственная библиотека, Центральная политехническая библиотека, Российская государственная библиотека иностранной литературы, Библиотека Российской Академии наук, муниципальные библиотеки г. Москвы.

АС Библиотека-3

АС Библиотека-3 разработана компанией «Информационно-аналитические системы» (г. Москва).

Система предназначена для полномасштабной автоматизации управления информационными библиографическими ресурсами, их интеграции в единое информационное пространство, обеспечения полного доступа к ним со стороны пользователей, обеспечения информационного обмена на рынке полиграфической продукции.

Основу системы составляет Z-сервер (сервер приложений), обеспечивающий соединение по протоколу Z 39.50-95 модулей АБИС "АС-Библиотека-3" с используемой системой управления базами данных (сервером баз данных).

В общем виде, для хранения и обработки информации может использоваться любая СУБД. В данной версии АБИС реализована поддержка таких СУБД как MS Access, MS SQL Server всех версий.

Клиентские части системы предназначены для передачи команд и запросов пользователей (операторов) серверу приложение и получения от него результатов их обработки.

Сервер приложений, посредством специально разработанных динамически загружаемых библиотек, осуществляет передачу команд (запросов) конкретной (запрашиваемой) базе данных, размещённой на сервере баз данных (или работающей под системой управления базами данных). Поступающие ответные данные или служебная информация (например, о невозможности выполнения запроса) сервером приложений транслируются клиентам.

Возможны различные варианты поставки. Полная версия содержит следующие модули:

Z-сервер
Администратор
Комплектатор
Каталогизатор
Библиограф
Каталогизатор
Статистика
Читатель
Абонемент
Книгохранение
Книговыдача
Поиск

Более 180 организаций по всей стране являются пользователями АС Библиотека-3.

Среди них детские и юношеские библиотеки, универсальные научные библиотеки, библиотеки и архивы музеев, национальные библиотеки, библиотеки республики Башкортостан, Краснодарского края и Тамбовской области.

Существует еще ряд АБИС, характеристики которых приведены в приложении.

	Название	Разработчик	Сайт в интернете	СУБД	Применение в МК МО	Примечание
1	Absotheque UNICODE	«R.I.I. Diffusion» (Франция), ЗАО «Компания ЛИБЭР» (Россия)	http://www.libermedia.ru/	MS SQL Server
2	LiberMedia			D3
3	Моя библиотека			My SQL
4	Веб-Либэр			My SQL
5	АзЪ	«Инфокомм» (Санкт-Петербург)	http://www.infocomm.ru/	MS SQL Server
6	Академия+	«Ростехноком» (Санкт-Петербург)	http://www.rostechnocom.ru/	Любая реляционная: ORACLE, MS SQL Server, My SQL, PostgreSQL
7	АС Библиотека-3	«Информационно-аналитические системы»	http://www.ians.ru/	MS Access, MS SQL Server
8	Библиобус	«ИКС Три», БЕН РАН	http://www.eks3.ru/	MS SQL Server
9	Буки	ООО «Рикс Хаус» (Ярославль)	http://www.buki.yar.ru/	MS SQL Server, Access/DBF-формат
10	Ирбис	ГПНТБ, ЭБНИТ		CDS/ISIS	ГАУК МО «Московская областная государственная научная библиотека им. Н.К. Крупской», ГБУК МО «Московская областная государственная детская библиотека»
11	Колибри +	НМБ СПб Государственной Консерватории	http://www2.colibry.com/	Btrieve
12	МАРК-SQL	НПО «Информ-система»	http://www.informsystema.ru/	MS Access, MS SQL Server, Oracle
12	Моя библиотека	БКС – МГУ	http://www.bks-mgu.ru/	MS SQL Server 2005
14	НЕВА	«Балтиксофт» (Санкт-Петербург)	http://www.balticsoft.ru/	НЕВА
15	OPAC-Global(Midi, Mini)	«ДИТ-М»	http://www.ditm.ru/	ADABAS
16	Руслан	ООО «Открытые библиотечные системы» (Санкт-Петербург)	http://obs.ruslan.ru/	Oracle
17	Фолиант	Петрозаводский государственный университет, ООО «ЕМЕ»	http://www.eme.ru/	Oracle

С О Д Е Р Ж А Н И Е

1 ВВЕДЕНИЕ 2

2 ОСНОВНЫЕ АРМы АИБС «МАРК-SQL» 2

3 УСТАНОВКА НА КОМПЬЮТЕР 2

4 БАЗЫ ДАННЫХ АИБС «МАРК-SQL» 3

5 АРМ «КАТАЛОГИЗАЦИЯ». 6

6 АРМ «ПОИСК» 12

7 АРМ «АБОНЕМЕНТ» 13

8 АРМ «КОМПЛЕКТОВАНИЕ» 14

9 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16

1ВВЕДЕНИЕ

АИБС «МАРК-SQL – версия для школьных библиотек», далее АИБС «МАРК-SQL», обеспечивает комплексную автоматизацию основных библиотечных процессов: комплектование литературы, научную и техническую обработку поступающих изданий, справочно-информационное обслуживание, обслуживание читателей, учет библиотечного фондов.

АИБС «МАРК-SQL» предоставляет следующие возможности:

Формировать электронный каталог книг, учебников и других информационных источников, находящихся в школьной библиотеке.

Получить доступ к удаленным базам данных.

Ввести информацию о структуре школы и количестве учащихся в каждом классе для автоматического определения обеспеченности учебниками.

Автоматизировать процесс учета выдачи книг.

Вести автоматизированный учет должников школьной библиотеки по классам.

Формировать заказ учебников с использованием базы данных рекомендованных учебников и учебных пособий.

Анализировать круг чтения учеников.

Подобрать необходимую для урока литературу, воспользовавшись электронным каталогом и списком ключевых слов, соответствующих школьной тематике.

Получить доступ к полнотекстовым и мультимедийным ресурсам, имеющимся к библиотеке или находящимся в удаленных базах данных через Интернет.

АИБС «МАРК-SQL» предназначена прежде всего школьному библиотекарю. Программа будет полезна учителям, учащимся, так как предоставит услуги электронного каталога, обеспечивающего быстрый поиск необходимой литературы.

2ОСНОВНЫЕ АРМы АИБС «МАРК-SQL»

АИБС «МАРК-SQL» состоит из пяти АРМов:

«Администратор»;

«Каталогизация»;

«Комплектование»;

«Абонемент»

АРМ «Администратор» – модуль, который осуществляет администрирование системы и баз данных, выполняет функции по адаптации системы к требованиям пользователей.

АРМ «Каталогизация» - модуль, с помощью которого осуществляется создание и ведение электронного каталога, научная и техническая обработка поступивших изданий, ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование стандартных выходных форм и др.

АРМ «Поиск» - модуль, с помощью которого пользователь производит поиск, просмотр и заказ нужной литературы.

АРМ «Комплектование» - модуль, в котором реализуются функции по заказу и учету поступающей литературы, формированию отчетных бухгалтерских документов. Модуль «Комплектование» включает в себя подсистему «Книгообеспеченность», позволяющую проводить анализ состояния книгообеспеченности учебного процесса.

АРМ «Абонемент» – модуль, где осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется книговыдача литературы, определяются задолженности по литературе, обеспечивается формирование и печать статистических отчетов.

Предполагается, что специалист, который будет осваивать АИБС «МАРК-SQL», имеет навыки работы на компьютере и владеет терминологией, принятой в этой области.

3УСТАНОВКА НА КОМПЬЮТЕР

Дистрибутив поставляется на компакт-диске, который содержит программу инсталляции:

Setup . exe - дистрибутив АИБС «MАРК-SQL»

Для установки АИБС «МАРК-SQL» вставьте в дисковод компакт-диск. Программа автозапуска запустит программу установки (Setup.exe) АИБС «МАРК-SQL»..

По умолчанию в результате установки система будет помещена в каталог :

"C:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL \"

После инсталляции в каталоге..\Inform-Systema\MarcSQL образуются подкаталоги:

BIN - системные и настроечные файлы;

DB - базы данных, с которыми поставляется система;

HELP - файлы с документацией по системе;

HTML - шаблоны для создания экранных форм и выходных файлов;

SQL – SQL –коды.

Запуск АИБС «МАРК- SQL »

Для запуска приложения АИБС «МАРК-SQL» выбрать меню ПУСК -> подменю ПРОГРАММЫ -> Школьная библиотека -> АИБС M АРК- SQL .

В АИБС «MАРК-SQL» созданы три категории пользователя: Библиотекарь, Учитель, Читатель .

Для входа в систему пользователю с правами «Библиотекарь» необходимо ввести Имя «библ », Пароль «123 ». Для входа в систему пользователю с правами «Учитель» необходимо ввести Имя «учитель », Пароль «1 ». Для входа в систему пользователю с правами «Читатель» необходимо ввести Имя «читатель », Пароль вводить не надо. Если Вы не знаете Имя и Пароль для входа в систему, то нажмите кнопку Справка, в которой определены все пользователи системы. В дальнейшем предоставляется возможность изменить Имя и Пароль пользователей.

Рис. 1. Вход в систему

Пользователю с именем «Библиотекарь» доступны все АРМы. Пользователю с категорией «Учитель» доступны АРМы «Комплектование», «Каталогизация», «Поиск», «Абонемент» с ограничением некоторых функций внутри АРМов. Пользователю с именем «Читатель» доступен только АРМ «Поиск».

После входа в систему с категорией «Библиотекарь» появляется следующий экран:

Рис. 2. Основной экран

На верхней строке выдается информация об АРМе, в котором Вы в данный момент находитесь. Вторая строка – основное меню программы. Третья строка – кнопки для выполнения различных операций. Все команды в системе можно выполнять или с помощью команд меню, или нажатием кнопок, или с помощью «горячих» клавиш.

4БАЗЫ ДАННЫХ АИБС «МАРК-SQL»

Хранение информации о книгах, учебниках, читателях производится в базах данных, которые устанавливаются вместе с программой. С системой поставляются четыре базы данных.

База данных «Учебники» предназначена для хранения информации о фонде учебников вашей школы. База данных «Книги» предназначена для хранения информации о книгах вашего библиотечного фонда. После инсталляции системы эти две базы данных снабжены некоторыми демонстрационными описаниями.

База данных «Список учебников» включает Федеральный перечень и Федеральный каталог учебных изданий, созданных в Республиканском Центре Экспертизы, Мультимедиа и Телекоммуникаций в Образовании, которые Вы можете использовать для формирования своего фонда учебников. База данных «Список книг» хранит данные, которые описывают книги, помещенные в качестве примера, и книги по развивающей педагогике (библиография), которые также можно использовать при формировании библиотечного фонда.

В системе предоставлена возможность переноса информации из баз данных «Список учебников» и «Список книг» в базы данных вашего библиотечного фонда. Выбор базы данных осуществляется нажатием «мыши» на стрелку в окне «Список учебников».

Рис.3. Базы данных, представленные в программе

4.1Поиск всех записей в базе данных

Для того, чтобы просмотреть все записи, которые находятся в базе данных, нужно в модуле «Каталогизация» в пункте меню Документ щелкнуть по команде Найти все или нажать кнопку .

4.2Копирование информации из одной
базы данных в другую

Для удобства работы с программой можно копировать описание книг и учебников из одной базы данных в другую.

В качестве примера опишем порядок действий при копировании информации об учебниках из базы данных «Список учебников» в базу данных «Учебники». Для этого:

1.Выберите базу данных «Список учебников».

2.Найдите весь список учебников в базе данных «Список учебников» (см. режим Поиск всех записей …).

3.Листая документы, отмечайте клавишей F5 документы, которые хотите перенести в другую базу данных.

4.Отберите отмеченные документы в подмножество. Для этого с помощью кнопки на панели инструментов требуется выполнить команду «Отобрать как подмножество» («горячая клавиша» Ctrl+F5) (см.режим Отметка документов ).

Далее в пункте Сервис выберите команду Экспорт в MARC -формат . В открывшемся окне укажите каталог и имя файла (можно использовать предложенные по умолчанию) и щелкните по OK.

Перейдите в базу данных «Учебники». Выберите в пункте меню Сервис команду Импорт из MARC -формата и укажите имя, только что записанного файла. Описание учебников появятся в базе данных «Учебники».

ВНИМАНИЕ! После выполнения операции Импорт из MARC -формата необходимо выполнить команду в АРМе Каталогизация Сервис/Словари/Перестроить!

4.3Сохранение/восстановление баз данных

Данный режим предназначен для сохранения и восстановления баз данных ACCESS, используемых при работе в АИБС МАРК-SQL. Базы данных ACCESS представляют собой файлы с расширением ‘.mdb’. В АИБС МАРК-SQL они находятся в подкаталоге ‘db’. В процессе работы с базами данных при возникновении нештатных ситуаций, таких как «зависание» компьютера, отключение электропитания, поломка жесткого диска и т.д., базы данных могут прийти в негодность. Поэтому требуется периодически сохранять базы данных на другой носитель информации, например, на другой винчестер.

Для сохранения и восстановления баз данных в АИБС МАРК-SQL необходимо выполнить команду в АРМе «Администратор», меню «Сервис – Сохранение/Восстановление баз данных». После выполнения команды на экран дисплея будет выдано окно диалога (Рис.4).

Т.к. программа сохранения и восстановления баз данных является отдельной самостоятельной программой, то после ее запуска АИБС МАРК-SQL можно закрыть.

Рис. 4. Сохранение и восстановление баз данных

Это бывает необходимо, если вы запускаете программу сохранения и восстановления баз данных через модуль «Администратор», и у вас открыта в системе МАРК-SQL база данных, которую вы хотите сохранить.

ВНИМАНИЕ! Можно сохранять только те базы данных, которые на момент сохранения никем не используются.

4.3.1Сохранение баз данных

Для того, чтобы выйти в режим сохранения баз данных, необходимо нажать кнопку «Сохранение баз данных». На экран будет выдано окно диалога:

Рис.5. Сохранение баз данных

В строке «Сохранить в папку» надо указать имя папки архива баз данных АИБС МАРК-SQL. Не желательно использовать то же устройство, на котором находятся базы данных, т.к. в случае выхода устройства из строя будут потеряны и базы данных, и архив. Каждый раз при сохранении баз данных программа создает в указанной папке файл, в который помещает содержимое баз данных, отмеченных для архивирования. В имени файла содержится информация о дате и времени создания архивной копии. Например: ‘Backup20040330155612421’. Для того, чтобы указать название папки, необходимо воспользоваться кнопкой «Обзор». При нажатии на кнопку «Обзор» на экран будет выдано стандартное дерево каталогов системы, в котором надо выбрать нужную папку. В середине окна диалога высвечивается список баз данных, подлежащих архивации. Этот список является настраиваемым (см. ниже). Сохраняться будут только те базы данных из списка, которые помечены галочкой в первой колонке слева. Данные в колонке «Статус» могут принимать три значения:

Не используется – файл базы данных существует и в настоящий момент никем не используется.

Занят – файл базы данных существует, но в настоящий момент используется каким-то приложением.

Не найден – файл базы данных не существует.

Сохранить базу данных можно только в том случае, если она имеет статус «Не используется ». Если база данных имеет статус «Занят », но ее требуется сохранить, то в этом случае надо найти приложение, которое использует базу данных и закрыть его, после чего надо нажать кнопку «Обновить ». Программ архивации заново сформирует список баз данных и определит статусы.

Для сохранения баз данных необходимо нажать кнопку «Сохранить ». В случае успешного выполнения операции система выдаст соответствующее сообщение.

4.3.2Восстановление баз данных

Для того, чтобы выйти в режим восстановления баз данных, необходимо в главном окне диалога нажать кнопку «Восстановление баз данных». На экран будет выдано окно диалога:

Рис. 6. Архив баз данных

С помощью кнопки «Обзор» надо определить папку, в которой расположен архив баз данных АИБС МАРК-SQL. Обычно эта папка уже определена в процессе сохранения баз данных.

Каждая строка списка содержит дату и время, когда выполнялась операция сохранения баз данных. Строки списка отсортированы по убыванию даты. Для того, чтобы восстановить базы данных, необходимо выделить из списка соответствующую строку и нажать кнопку OK. После этого на экран будет выдано другое окно диалога:

Рис. 7. Восстановление баз данных

С помощью кнопки «Обзор» необходимо определить папку, в которую будут восстанавливаться базы данных. По умолчанию она определяется как подкаталог ‘db’ АИБС МАРК-SQL. Список в центре окна содержит базы данных, которые были сохранены в соответствующем архивном файле. Колонка «Имя файла» содержит имена файлов, в которые будут восстанавливаться соответствующие базы данных. Каждое имя файла состоит из имени пути, определенном выше, и имени файла, содержащегося в архивном файле. Колонка статус может содержать те же значения, что и в списке окна сохранения баз данных. Только этот статус относится к файлу, в который будет восстанавливаться база данных:

Не используется - файл уже существует и будет перезаписан во время восстановления базы данных. Этот режим требует осторожности, т.к. будет удалена текущая версия базы данных. Программа затребует разрешение на перезапись файла.

Не найден – файл с таким именем не существует. Будет создан новый файл базы данных..

Занят – такой файл уже существует и используется каким-то приложением. Восстановление невозможно. Требуется закрыть приложение, которое использует файл и нажать кнопку «Обновить», чтобы убедиться, что файл больше никем не используется.

Для того чтобы восстановить базы данных, необходимо отметить галочкой те из них, которые подлежат восстановлению, после чего нажать кнопку «OK». Программа восстановит базы данных в соответствующие файлы и выдаст отчет о выполненной операции.

4.3.3Настройка списка баз данных

Список баз данных, подлежащих сохранению, находится в настроечном файле i, который расположен в каталоге ‘bin’ системы МАРК-SQL.

Сам список расположен в секции . По умолчанию он выглядит следующим образом:

Книги=&MarcDir\db\books.mdb

Учебники=&MarcDir\db\manuals.mdb

Список учебников=&MarcDir\db\sp_manuals.mdb

Список книг=&MarcDir\db\sp_books.mdb

В имени файла может присутствовать ключевое слово & MarcDir, которое после запуска программы будет заменено на имя каталога, в котором установлена система МАРК-SQL.

При необходимости этот список можно изменить.

Файл i также содержит секцию , в которой хранятся все сообщения программы, выводимые на экран. В секцию программа сохраняет имя папки, содержащей архив баз данных системы МАРК-SQL.

5АРМ «КАТАЛОГИЗАЦИЯ».

Для того, чтобы активизировать данный АРМ, выберите в пункте меню АРМы команду Каталогизация или щелкните по кнопке на панели инструментов.

5.1Создание документов

Для того, чтобы создать новый документ, в пункте меню Документ выбрать команду Создать , или щелкните по кнопке на панели инструментов. На экране появится шаблон (список) полей, которые следует заполнить. При двойном щелчке мыши на редактируемом поле появляется экран для редактирования, в котором информация вводится вручную или выбирается из словарей данной системы. Для использования словарей в режиме создания документов необходимо нажать кнопку Словари в окне редактирования, затем выбрать необходимый словарь. Двойным щелчком нажать на отобранном слове и далее нажать кнопку «ОК». Для сохранения документа в базе данных выполнить команду Документ/Сохранить , или щелкнуть мышкой на кнопку на панели инструментов. Для выхода из режима без сохранения документа щелкнуть мышкой на кнопку на панели инструментов.

5.2Работа с документом

Для работы с документами, помещенными в БД необходимо отобрать текущее подмножество, используя режим «Найти» , «Найти все» или « Поиск по словарям» в пункте меню Документ , или нажимая соответствующие кнопки на панели инструментов.

Листание документов, отобранных для просмотра, в прямом направлении (с возрастанием текущего номера документа) или в обратном направлении осуществляется кнопками панели инструментов со стрелками. Выборка документа по номеру в текущем подмножестве осуществляется кнопкой панели инструментов «Выдать по номеру»(«#»). В правом нижнем углу экрана показаны номер в текущем подмножестве – уникальный номер (идентификатор документа) и общее количество документов в текущем подмножестве. Например: 4 –202 Всего 13.

5.3Редактирование документов

Для редактирования документов, находящихся в БД, необходимо отобрать подмножество, используя режим «Найти» , «Найти все» или « Поиск по словарям» в пункте меню Документ , или нажимая соответствующие кнопки на панели инструментов. Далее выполнять те же команды, что и при создании документа. Для занесения информации в поля, которые не присутствуют на экране выбрать пункт меню Правка и выполнить команду Дополнить из шаблона .

5.4Определение авторского знака

Авторский знак определяется по таблице Хавкиной. Для определения авторского знака необходимо ввести несколько начальных букв имени автора или заглавия текущего документа. Определение авторского знака подключается автоматически при редактировании соответствующего поля документа.

5.5Отметка документов

При выполнении некоторых операций, например, Удаление документа, в отобранном подмножестве требуется дополнительно отметить записи.

Для этого в отобранном подмножестве с помощью кнопки на панели инструментов или «горячих» клавиш можно выполнить команды, описанные ниже в меню (Рис.8).

Рис. 8. Режим отметки записей

5.6Работа со словарями

Словари в программе используются в режимах создания и поиска документов.

Режим создания документа. Для того, чтобы не вводить необходимую информацию вручную, можно воспользоваться словарями. Для этого, находясь в окне редактирования, нажать кнопку Словари . В появившемся на экране окне высветятся названия словарей, термы из текущего словаря. Далее необходимо отобрать нужные термы из списка термов текущего словаря и поместить в список отобранных термов. Отбирать термы можно из разных словарей. Отбирать терм можно двумя способами:

Нажать кнопку ОК. Отобранные термы появятся в редактируемое поле (Рис.9).

Режим поиска документа – см. в разделе «Поиск по словарям».

Рис. 9. Поиск по словарям

5.7Создание и построение словарей

Для того, чтобы использовать словари в программе, их необходимо создать.

По умолчанию в системе предлагаются словари по полям:

«Название»

«Ключевые слова»

Издательство

Год издания

Программа

Этапы обучения

Для создания словарей используется пункт меню Сервис команда Словари .

Для добавления новых словарей в систему нажать кнопку Создать (Рис.10). Далее выбрать из списка полей нужное поле, встав курсором на список полей. Можно набирать код поля на клавиатуре, ускоряя тем самым поиск нужного поля.

Тип словаря:

алфавитный : термы одного или нескольких полей выстраиваются по алфавиту.

составной : термы нескольких полей соединяются в один терм (через /) и выстраиваются по алфавиту.

После определения словарей необходимо выполнить построение словарей, необходимых для работы.

Для этого существует два режима :

достроить словари - при добавлении документов в базу данных с помощью режимов Импорт из MARC - формата можно достроить существующие уже словари;

перестроить словари - при определении нового словаря производится построение его заново. Этот режим дает существенный выигрыш по времени по сравнению с предыдущим вариантом.

Рис.10. Создание словарей

ВНИМАНИЕ! После создания словарей информация в них актуализируется автоматически .

5.8Учет экземпляров книг

Постановка поступающих изданий производится на инвентарный и безынвентарный учет: учебники ставятся на безынвентарный учет, книги, в основном, на инвентарный.

Для постановки на учет необходимо сначала найти библиографическое описание изданий, если его нет, то ввести. Далее нажатием «горячей клавиши» ALT-5, или пункт меню Вид/Экранные формы/Инвентарный учет/ Форма ввода попадаем в форму для ввода информации об экземплярах.

В режиме постановки на учет вводится информация, характеризующая экземпляры изданий: тип учета (инвентарный / безынвентарный), инвентарный номер (если есть), штрихкод (если используется штрихкодовая технология), цена, дата поступления и др. Если Вы вводятся новые данные, то требуется нажать кнопку Добавить . Если редактируется запись, - то кнопку Заменить . Инвентарная книга, учетная карточка и другие документы по учету поступающей литературы может быть сформирована в режиме Отчеты .

5.9Списание литературы

Списание литературы происходит в режиме постановки на учет (по «горячей клавиши» ALT-5, или пункт меню Вид/Экранные формы/ Инвентарный учет ).

Выделить строку с экземплярами, которые требуется списать. Нажать кнопку Форма ввода , кнопку Списать , указать причину списания и номер акта. На основании этих данных в режиме Отчеты можно сформировать Акт списания .

5.10Стандартные выходные формы

К стандартным выходным формам относится каталожная карточка, формуляр, читательское требование. Формирование и печать производится в режиме пункт меню Вид/Экранные формы/Стандартные выходные формы или по «горячей» клавише ALT_6.

Рис. 11. Каталожная карточка

Настройка принтеров см. в Документации по установке раздел ПРИМЕРЫ НАСТРОЙКИ ПРИНТЕРОВ ДЛЯ ПЕЧАТИ КАРТОЧЕК

5.11Отчеты

Режим Отчеты используется для формирования и печати всевозможных выходных форм - отчетов. Прежде чем сформировать какой-либо отчет, необходимо отобрать подмножество документов любым видом поиска (см. режимы Поиск). Для создания отчетов требуется выбрать пункт меню Вид/Отчеты или нажать «мышью» кнопку на панели инструментов.

На экране появится список отчетов, из которых выбирается требуемый. С помощью этого режима можно получить Бюллетень новых поступлений, Аннотированный указатель, Библиографический указатель и др. Созданные отчеты выдаются на экран для просмотра и печати. При необходимости отчеты можно загрузить в Word для дальнейшего редактирования, выполнив команду Файл/Вызов редактора/Word.

5.12Удаление всех документов из
базы данных

Для удаления всех документов из базы данных реализован режим удаления документов. Для его выполнения требуется выбрать пункт меню Документ/Удалить все документы . Затем необходимо подтвердить выполнение этой операции. После этого все документы из текущей базы данных будут удалены, и база данных окажется пустой.

ВНИМАНИЕ! После выполнения этой команды восстановить документы будет невозможно!

5.13Поиск документов

С помощью электронного каталога обеспечивается быстрый и удобный поиск необходимой информации. Доступ к режимам поиска осуществляется из всех АРМов.

В режимах поиска предоставляется возможность формирования запросов на поиск, отбор документов в подмножество, удовлетворяющих данному запросу, сортировка документов по заданным полям.

Выход в режим поиска осуществляется из пункта меню Документ/Найти или нажатием кнопки на панели инструментов.

Предоставляется возможность формирования запроса к базе данных и отбор в текущее подмножество всех документов, удовлетворяющих данному запросу, сортировка документов по одному или нескольким полям (Рис.12).

В системе реализованы три вида поиска (в виде многостраничной панели):

Расширенный
Фиксированный

В запросе участвуют одно или несколько полей базы данных, для которых были заранее построены словари.

5.13.1Простой поиск

Выйти в режим Простого поиска можно, выполнив команду Документ/Найти/Простой поиск . В запросе могут быть определены один или несколько термов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ) и разделенных знаками (пробел/запятая). В запросе можно уточнить библиографический уровень и тип записи для искомых документов. Флажок «Условие поиска» указывает, как учитывать указанные термы для поиска. Возможны два варианта:

указанный терм стоит в начале поля для поиска;

указанный терм встречается в любом месте в поле для поиска.

Рис. 12. Режим поиска

Возможен вариант, когда для поиска указывается несколько термов и внутри термов встречаются пробелы. Тогда между ними необходимо использовать разделители. В качестве разделителя (Флажок Разделитель термов ) используется пробел, если задаваемый терм состоит из одного слова, и запятая, если терм состоит из нескольких слов.

5.13.2Расширенный поиск

Выйти в расширенный поиск можно, выполнив команды Документ/Найти/Расширенный поиск .

В запросе могут быть определены один или несколько подзапросов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ).

Подзапросы, включающие поле для поиска, терм и условие поиска попадают в запрос при нажатии кнопки Добавить . При наличии более, чем одного подзапроса, между ними включается логическое условие объединения подзапросов (И/ИЛИ). Условие поиска: равно/не равно по началу поля, включает/не включает, равно/не равно на полное совпадение, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, на наличие или отсутствие информации в поле.

5.13.3Фиксированный поиск

Список запросов представлен в пункте меню Документ/Найти/Фиксированный поиск . В список запросов фиксированного поиска включены наиболее часто используемые запросы, такие как поиск по инвентарным номерам, по номеру КСУ, по номеру учетной карточке и др.

5.13.4Фильтры

Режим фильтрования позволяет установить тип и библиографический уровень записей, участвующих в дальнейшем поиске.

5.13.5Сортировка

При формировании запросов на поиск предоставляется возможность задать параметры сортировки документов в отобранном подмножестве. Режим сортировки позволяет выбрать одно или несколько полей для определения порядка следования документов в подмножестве, которое будет отобрано с помощью одного из видов поиска. При формировании новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются.

5.13.6Поиск по словарям

Выход в режим поиска по словарям осуществляется выполнением команды Документ/Поиск по словарям или нажатием кнопки на панели инструментов. В правом верхнем углу экрана размещается список внутренних словарей, построенных в базе данных. Ниже приведен список внешних словарей, подключенных к базе данных (в режиме поиска внешние словари недоступны). В нижнем правом углу находится список Отобранные термы . В этот список пользователь отбирает термы из словарей, по которым он хочет осуществить поиск.

В левой части экрана расположен список термов текущего словаря. Чтобы сделать словарь текущим, необходимо выбрать его из списков внутренних или внешних словарей. Для внутренних словарей в окно списка термов выводится таблица из двух колонок. Первая колонка – это сами термы, вторая колонка – это количество документов, содержащих данный терм.

Информация, выводимая в окно списка термов, может быть отсортирована по колонкам. Для задания сортировки надо нажать

Рис. 13. Словари, используемые в системе

левой клавишей мыши на заголовок колонки. При вторичном нажатии на заголовок колонки меняется направление сортировки (по возрастанию – по убыванию).

Система позволяет осуществлять поиск по текущему словарю. Для этого надо в строке ввода, расположенной ниже окна списка термов, ввести начальные буквы терма, который необходимо найти. В этом случае на экран будут выдаваться значения словаря, которые по алфавиту больше или равны введенному. Если ввести первым символ ‘*’ , то будет осуществляться контекстный поиск, т.е. будут выдаваться только те значения словаря, которые содержат внутри себя введенный терм. Поиск осуществляется по значениям текущей колонки, т.е. по колонке, по которой происходит сортировка.

Для того, чтобы произвести поиск по словарям необходимо отобрать нужные термы из списка термов текущего словаря в список отобранных термов. Отбирать термы можно из разных словарей. Отобрать терм можно двумя способами:

Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на терм в окне списка термов.

Нажать левой кнопкой мыши на нужный терм и, не отпуская кнопку, перетащить его в список отобранных термов (операция Drag and Drop).

После того, как термы отобраны, нужно нажать кнопку Найти .

При выполнении поиска по словарям не учитываются установленные параметры фильтра и сортировки. Чтобы поиск происходил с учетом этих установок, необходимо после отбора всех термов нажать кнопку Поиск... , после чего система переключится в режим расширенного поиска с уже сформированным запросом. В расширенном поиске выполняется запрос с учетом установок в режимах Фильтр и Сортировка .

5.14Загрузка из Федерального каталога

Для загрузки записей из Федерального каталога необходимо выполнить команду В открывшемся окне указать имя файла , который был сформирован в текстовом формате в результате поиска в Федеральном каталоге и сохранен на Вашем компьютере. Так как записи книг и учебников в Федеральном каталоге имеют различные поля для описания, требуется указать также тип изданий, которые Вы будете загружать: «Книги» или «Учебники» (параметр Тип каталога ). Нажимаете ОК, записи загружаются в текущую базу данных. В конце загрузки будет выдано сообщение о количестве загруженных записей. Если сделаете поиск всех документов, то сможете увидеть вновь загруженные записи. Для того, чтобы в дальнейшем осуществлять поиск документов, необходимо осуществить перестройку словарей (см. режим Словари ).

5.15Выход в Федеральный каталог

Для выхода на web-сайт Федерального каталога учебных изданий необходимо выполнить команду Данный режим реализован для того, чтобы выйти на web-сайт, где находится Федеральный каталог учебных изданий. Осуществить там поиск необходимых изданий, сохранить их в файле в текстовом формате, чтобы в дальнейшем загрузить их в свою собственную базу данных.

5.16Книга суммарного учета

Ведение Книги суммарного учета (КСУ) состоит из ввода информации в базу данных и получения выходных отчетных форм. КСУ реализована в двух вариантах: КСУ учебников и КСУ книг. КСУ Часть 1 – поступление экземпляров, Часть 2 – выбытие экземпляров и Часть 3 – итоговая, движение фонда.

Все таблицы, относящиеся к КСУ , заполняются в АРМе Каталогизация пункт меню Вид/Экранные формы/ DBLis t, выбрав из списка требуемую КСУ , или по «горячей» клавише ALT _3, выбрав требуемую КСУ.

Подсчет КСУ книг идет по информации о разделе литературы. Информация о разделе литературы, к которому относится книга, заносится в библиографическое описание в поле 952а. Информация для заполнения этого поля берется из справочника. Подсчет КСУ учебников не учитывает эту информацию.

Ввод исходной информации (поступление и выбытие) для КСУ Части 1 (Рис.14) и КСУ Части 2 осуществляется в режиме Вид/Экранные формы/ DBLis t или по «горячей» клавише ALT _3 . Результаты выполнения КСУ Часть 1 и Часть 2 записываются в таблицу КСУ Часть3 КСУ . В КСУ Часть 3 должна быть первоначально занесена информация о первоначальном состоянии фондов УЧЕБНИКОВ или КНИГ соответственно.

Формирование отчетов по КСУ осуществляется командой Вид/Отчеты/Книга суммарного учета (учебники/книги) после занесения информации в базу данных.

При запуске отчета для выполнения операций по расчету КСУ Часть 3 (Рис.15) указываются номера строк, которые являются соответственно первоначальным значением (состоянием фондов), результатом выполнения отчета КСУ Часть 1 (поступление) и результатом выполнения отчета КСУ Часть 2 (выбытие). Информация из строки, номер которой указан как начало, складывается с результатом, полученным после выполнения КСУ Часть 1, и вычитается результат выполнения КСУ Часть 2.

Рис. 14. КСУ учебников Часть 1.

Рис. 15. КСУ книг Часть 3.

5.17Учет книг и учебников, утерянных читателем

Для ведения тетради учета книг и учебников, принятых от читателей взамен утерянных, выполняется в АРМе Каталогизация командой Вид/ Экранные формы/ DBList /Тетрадь замены книг… .

Порядок заполнения этой формы следующий. Библиотекарь списывает потерянный экземпляр по причине ЗАМЕНА (см. режим Списание документов). Затем для занесения информации в Тетрадь замены выполняется отчет из режима ОТЧЕТЫ «Тетрадь замены книг и учебников» . После выполнения отчета информация о списанных экземплярах по причине ЗАМЕНА переносится в Тетрадь замены книг и учебников. Информация, которая помещается в Тетрадь замены, содержит:

Инвентарный номер или номер УК потерянного экземпляра;

Заглавие экземпляра;

место издания;
год издания;
издательство;
Стоимость экземпляра;
Отдел, к которому был приписан экземпляр;
Номер акта, по которому был списан экземпляр.

Рис. 16. Тетрадь замены книг

Когда читатель приносит книгу на замену, библиотекарь находит в Тетради замены информацию об утерянной книге и корректирует строку с этой информацией, добавляя в нее сведения о читателе, потерявшего экземпляр, информацию о книге – замене (заглавие, авторы, издательство, год издания, цену, отдел), куда книга пойдет. Также требуется (можно после занесения информации о книге в БД) указать инвентарный номер или № УК нового поступления.

Когда необходимо, выдается Акт о замене книг в библиотечном фонде за указанный период (отчет Печать Тетради замены ) (Рис.16).

6АРМ «ПОИСК»

АРМ «Поиск» используется читателем для нахождения необходимой информации в электронном каталоге. Формирование запросов на поиск и отбор в подмножество выполняется любым способом, описанном в режиме Поиск . Затем читатель просматривает текущее подмножество, отбирает книги, которые ему нужны. Отбор книг или учебников происходит с помощью кнопки (Рис.17).

Отобранные книги можно заказать, нажав кнопку .

Рис. 18. Заказ литературы читателем

Затем ввести свои данные (номер читательского билета и фамилию). Заказ литературы выполнен.

7АРМ «АБОНЕМЕНТ»

В АРМе Абонемент осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется автоматизированная выдача и возврат литературы, определяются должники и задолженности по литературе, формируются различные отчеты.

Выход в АРМ Абонемент выполняется через пункт Документ/АРМы/Абонемент или нажатием кнопки на панели инструментов.

7.1Заведение списка читателей

При выборе пункта меню Читатель/Список читателей или при нажатии кнопки на панели инструментов на экране появляется список читателей. Для пополнения этого списка нажать кнопку Создать... и заполнить регистрационную форму ввода Сведения о читателе для конкретного читателя.

Обязательным для заполнения является поле «Читательский номер», «Фамилия». Поскольку в школах не заводят читательских билетов, то в этом случае стоит нумеровать читательские формуляры. Нажав кнопку в строке «Читательский номер», можно получить следующий номер читательского билета. Рекомендуется заполнять графы Класс, Параллель, Телефон. Для редактирования сведений о читателе необходимо нажать кнопку «Свойства...» читателя. Когда появится таблица с информацией произвести необходимые изменения. Для того чтобы удалить ранее введенное значение, следует выделить необходимую строку и нажать клавишу Del. При наличии фотографии читателя в виде файла *.jpg, *.gif и т.д., объем которых не должен превышать 512 кбайт, можно подключить ее в регистрационную форму «Сведения о читателе». В дальнейшем наличие этого файла не требуется, т.к. изображение помещается в базу данных.

7.2Регистрация читателей

Зарегистрировать читателя можно с помощью экранной формы «Список читателей» нажатием кнопки «Регистрация» , а

Рис. 19. Информация о читателе

также выбором пункта меню Читатель/Регистрация , затем ввести номер читательского билета. При регистрации читателя на экран библиотекаря выводится информация о читателе, списки заказанной читателем литературы (справа вверху), список выданной читателю литературы (справа внизу) (Рис.19).

7.3Выдача литературы

Выдача литературы в школе осуществляется для изданий, поставленных на инвентарный и безынвентарный учет. Для организаций, использующих штрихкодовую технологию, регистрацию читателей, выдачу и возврат литературы можно осуществлять с помощью штрихкодов.

Для выдачи книг требуется зарегистрировать читателя (см. режим Регистрация читателя ). На экран выводится информация о читателе. Затем библиотекарю необходимо выделить строку с заказанной книгой (экран справа вверху), нажать кнопку или выполнить команды Книги/Выдать книгу , далее ввести либо инвентарный номер книги, либо считать штрихкод с книги, если технология штрихкодов введена в библиотеке.

Для выдачи книг или учебников, находящихся на безынвентарном учете выполнить все действия, которые описаны вверху, с той лишь разницей, что указывается параметр Вид учета – безынвентарный. Количество книг – по умолчанию равно 1. Если требуется взять учебники на класс (групповая выдача) , указывается количество книг, отличное от 1.

Рис. 20. Выдача информации

7.4Возврат литературы

Возврат книг можно осуществить разными способами.

1 способ. Книги, находящиеся на инвентарном учете, возвращаются выполнением команды Книги/Вернуть книгу . Вводится инвентарный номер или штрихкод книги, и книга списывается с читателя.

Рис. 21. Возврат литературы

2 способ. Регистрируете читателя. В правой нижнем углу выдается список книг, которые находятся «на руках» у читателя. Выделяете эту книгу мышкой, нажимаете кнопку Del или выполняете команду Книги/Вернуть книгу.

Для учебников, находящихся на безынвентарном учете, необходимо зарегистрировать читателя, затем выделить книгу, которую хотят сдать, нажать Del , указать количество возвращаемых книг и нажать ОК .

Появление среди списка выданных книг «красной книги», говорит о том, что эта книга не возвращена вовремя.

7.5Составление отчетов

В АРМе Абонемент реализован список отчетов, позволяющий получить информацию о количестве читателей, о выданных и возвращенных за период книг, о списке должников, о выдаче и возврате учебниках партиями.

Для формирования отчетов выбрать пункт меню Отчеты или щелкнуть по кнопке . На экране появится список отчетов. Выбираете требуемый отчет, вводите необходимые параметры и нажимаете ОК . Отчет сформирован. В случае необходимости его можно отредактировать и распечатать (см. режим Отчеты в АРМе «Каталогизация »). При выборе любого отчета появляется его подробное описание.

8АРМ «КОМПЛЕКТОВАНИЕ»

В АРМе Комплектование происходит формирование бланков заказа литературы, контроль над выполнением заказов, формирование необходимых отчетных документов.

Для выхода в АРМ «Комплектование » в пункте меню АРМы выбрать команду Комплектование или щелкнуть по кнопке на панели инструментов. Для формирования заказа необходимо с помощью режимов поиска отобрать литературу, которую нужно заказать. В пункте меню Сервис выбрать команду Заказ. В открывшемся окне заполнить необходимые поля и нажать кнопку Добавить.

Для формирования бланка заказа нажать кнопку Отчеты, выбрать отчет Сводная ведомость, указать все требуемые параметры, и нажать на ОК. В случае необходимости отчет отредактировать и распечатать (см. режим Отчеты в АРМе Каталогизация). По мере поступления книг отмечать поступление книг. Для этого, найти библиографическое описание поступившего издания, выделить строку с заказанной литературой (щелкнуть мышью по строке), в пункте меню Сервис выбрать команду Поступления. В открывшемся окне занести необходимую информацию. Для формирования сведений о поступивших изданиях в режиме Отчеты сформировать отчет Поступление литературы. При помощи команды Документ/Найти/Фиксированный поиск можно найти недоукомплектованную или незаказанную литературу.

8.1ПОДСИСТЕМА «КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТЬ»

Подсистема «Книгообеспеченность» предоставляет возможность проводить анализ состояния обеспеченности учебного процесса литературой, оперативно информировать параллели о книгообеспеченности отдельных предметов, информировать учеников о рекомендуемой учебной литературе, осуществлять распределение учебной литературы по классам, формам обучения и т.д. Для работы в этой подсистеме требуется в АРМе Комплектование нажать пункт меню Книгообеспеченность .

Идея подсистемы состоит в подготовке информации о структуре школы, предметах, которые изучаются в школах, количестве учащихся и создании отчетов на основе этой информации.

В подсистеме предоставляется список отчетов по книгообеспеченности, которые можно просматривать, распечатывать и редактировать с помощью MS WORD и других редакторов.

8.1.1Определение структуры школы

В верхней левой части изображена (пока еще неразвернутая) структура школы. В верхней правой части окна изображен список ее административных данных. Двойным щелчком по названию каждого уровня можно сделать схему более подробной. При этом в

Рис. 22. Структура школы

правой части будут отражаться данные, относящиеся к выделенному в данный момент уровню. Для того, чтобы «собрать» схему обратно, еще раз требуется дважды щелкнуть по названию уровней.

Для того, чтобы добавить классы в параллель, в пункте меню Объект выберите команду Добавить дочерний объект (либо воспользуйтесь «горячими» клавишами, указанными в выпадающем меню).

В правой части экрана дважды щелкните на названии нужного параметра и заполняйте открывшиеся карточки.

После заполнения параметров необходимо сохранять изменения. Для этого в пункте меню Объект выберите команду Сохранить объект или воспользуйтесь «горячими» клавишами.

Для удаления какого-либо объекта, в пункте меню Объек т выбрать команду Удалить объект . При этом удаляетсяя сам объект и подчиненные ему объекты. Например, если Вы удалите Ступень , то также удалятся все параллели, классы, относящиесяя к этой ступени, предметы, изучаемые в этой ступени. Перед удалением выдается предупреждающее сообщение.

ВНИМАНИЕ! Удаленные данные не восстанавливаются!

8.1.2Список предметов

После определения структуры Школы можно приступать к определению списка предметов, изучаемых данными параллелями, и списков основной и дополнительной учебной литературы. Для этого в пункте меню Сервис выбрать команду Список дисциплин (предметов) , или щелкнуть по кнопке на панели инструментов.

Добавление и удаление предметов в списке происходит также как описано в предыдущем режиме. Название дисциплин объединяет название предметов и классов. Это необходимо для формирования списка используемых учебников, ведь в разных классах на одном предмете используются разные учебники. Следует ввести столько дисциплин, сколько разных комплектов учебников используется у вас в школе. Например, если в разных 8-х классах используются разными программы и учебники по геометрии, то необходимо завести две дисциплины, Алгебра 8А и Алгебра 8Б. С каждой дисциплиной необходимо связать список основной и дополнительной литературы. Для этого, отберите учебники и другую литературу с помощью режимов поиска. Отметьте отдельные документы в отобранном списке. В пункте меню Документ выберите команду Добавить в список основной литературы или Добавить в список дополнительной литературы . Для просмотра созданных списков основной или дополнительной литературы выбрать пункт меню Документ/Список всей литературы, Документ/Список основной литературы, Документ/Список дополнительной литературы . Названия книг появятся в нижней части экрана.

8.1.3Определение дисциплин, изучаемых в классе

Третьим этапом в работе по комплектации классов учебниками является задание дисциплин, изучаемых в конкретном классе. Для этого в пункте меню Сервис выбрать дисциплины в классах или щелкнуть по кнопке на панели инструментов.

Выберите класс в левой верхней части окна. В поле Список предметов дважды щелкните на пустой строке, и в открывшемся списке предметов выберите необходимый.

Заполнить поля Преподаватель и Аудитория . Нажмите кнопку Сохранить . Так как для каждой дисциплины определен список учебников, их количество, то система может сформировать отчет по обеспеченности классов учебной литературой.

8.1.4Составление отчетов

В подсистеме Книгообеспеченность реализован список стандартных отчетов, позволяющий быстро получить информацию по обеспеченности учебниками классов, параллелей и предметов.

Для того, чтобы получить необходимые отчеты, в пункте меню Сервис выберите команду Отчеты или щелкните по кнопке на панели инструментов. Из списка отчетов выберите требуемый и щелкните по ОК , укажите далее необходимую информацию, и отчет будет сформирован. В случае необходимости полученный отчет можно отредактировать и распечатать (см. режим Отчеты в АРМе Каталогизация).

8.1.5Перечень отчетов

Предметы, изучаемые классом – выдается информация, об изучаемых классом предметах.

Книгообеспеченность параллели – выдается информация о выбранной параллели, кол-во (перечень) классов в параллели, кол-во учеников в параллели. Выдается список изучаемых предметов, с приписанными к ним учебниками и производится расчет количества учебников на одного ученика.

Книгообеспеченность предмета – выдает информацию по выбранному предмету, его изучение по классам и производится расчет количества учебников по предмету на одного ученика.

Книгообеспеченность класса – выдается информация о предметах, изучаемых классом с перечнем литературы, рекомендуемой для изучения этого предмета.

ВНИМАНИЕ! В базе данных «Списки учебников» для примера приведена информация для 5 – 9 классов (Основная школа).

9ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мы надеемся, что это руководство позволит Вам приступить к работе по автоматизации школьной библиотеки.

Желаем Вам успехов!

Совместный проект с НПО «Информсистема»

Людмила Левова,
Сергей Ефремов, Ирина Кузина

Школа «МАРК»
Практикум для начинающих пользователей АИБС «МАРК-SQL – версия для школьных библиотек»

Архитектура клиент-сервер – архитектура распределенной вычислительной системы, в которой приложение делится на клиентский и серверный процессы. При использовании этой архитектуры, как и при централизованной обработке информации также необходимо наличие центрального компьютера – сервера . Клиентские компьютеры запрашивают у сервера необходимые данные, выполняют их обработку и отсылают обратно. В архитектуре «клиент-сервер» прикладная часть информационной системы выполняется на рабочих станциях, а на стороне сервера осуществляется доступ к базе данных, прикладная обработка данных, поступающих от пользователя и/или из базы данных. Большинство современных сетевых продуктов созданы с использованием архитектуры «клиент-сервер».

Сервер – компьютер сети, на котором размещены различные данные, программные модули, информационные ресурсы и специальные программы, обеспечивающие доступ к данным из локальной и глобальной сети. Сервер работает по заданиям клиентов и управляет выполнением их заданий. После выполнения каждого задания сервер посылает полученные результаты клиенту.

Сеть – несколько компьютеров, соединенных вместе, что позволяет совместно использовать ресурсы и обмениваться информацией.

Интернет – глобальная компьютерная сеть. Доступ к сети Интернет дает возможность получать сведения из огромного количества источников, связываться с любым человеком, независимо от того, где он проживает.

Формат –способ расположения и представления данных на носителе информации. Запись в MARC формате. Термин MARC представляет собой акроним названия системы Machine-Readable Cataloging record. Запись MARC – это машиночитаемая каталогизационная запись. Термин «машиночитаемая» означает, что особый тип машины, компьютер, может читать и интерпретировать данные каталогизационной записи. Понятие «каталогизационная запись» означает библиографическую запись или информацию, традиционно представленную на каталожной карточке. Фактически MARC – это краткий и удобный термин для обозначения процесса маркировки любой части каталогизационной записи так, чтобы она могла быть обработана с помощью компьютера.

База данных (БД) – совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования ими, независимая от прикладных программ. Строго говоря, базой данных является специальным образом организованные один или группа файлов. Для работы с ними используется система управления базой данных (СУБД).

Согласно ГОСТу 7.73–96 Межгосударственный стандарт «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения» База данных – это набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нем информации.

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. СУБД обеспечивает:

· описание и сжатие данных;

· манипулирование данными: запись, поиск, выдача, изменение содержания;

· физическое размещение (изменение размеров записей, сортировку);

· защиту от сбоев, поддержку целостности данных и их восстановление;

· работу с файлами;

· безопасность данных.

Операционная система – это система, которая организует диалог пользователя с компьютером, управляет распределением и использованием ресурсов машины. Аппаратура персонального компьютера работает только совместно с операционной системой. Сегодня наиболее известная операционная система – Windows.

Интерфейс пользователя – набор средств диалога, взаимодействия программы (машины) с человеком. С помощью интерфейса человек управляет работой машины: выдает задания, отвечает на ее запросы, получает информацию о ходе работы программы. Организуется такое взаимодействие посредством основных элементов интерфейса пользователя: меню, диалогового окна, панели инструментов.

Меню – это список некоторых объектов (элементов), из которого необходимо сделать выбор. Отдельный элемент меню называется пунктом или командой . Каждая команда имеет краткое название на русском (или английском) языке, например: «файл», «сервис». Выбирая определенную команду, мы задаем для выполнения конкретную операцию.

Горизонтальное меню (строка меню, главное меню) – это вторая верхняя строка на экране с командами «файл», «правка», «вид» и т.д.

Ниспадающее меню – набор команд, который появляется при нажатии на команды горизонтального меню. Например: при работе с файлами, нажимаем команду горизонтального меню «файл», появляется ниспадающее меню с перечнем возможных операций «создать», «открыть», «сохранить». Выбираем неободимую нам позицию.

«Горячие» клавиши. В ниспадающем меню напротив некоторых команд указаны английские буквы и цифры, например «сохранить Shift + F12». Это значит, что данную команду можно выбрать, нажимая указанную комбинацию клавиш. Так, команда «сохранить» может быть выполнена при одновременном нажатии клавиш Shift и F12.

Панель инструментов – набор символов (буквы, значки, рисунки) расположенные в верхних и нижних горизонталях экрана. Они имеют прямоугольную форму похожую на кнопку. Активируя их (нажимая на символ стрелкой курсора), мы задаем для выполнения различные задания: изменения шрифта, сохранение или создание нового документа, расположение текста на экране и т.д.

Диалоговое окно. На экране возникает окно, в котором находится поле для ввода информации. Диалоговое окно – это запрос на ввод определенных данных: имени файла, фрагмента строки, чисел и т.д. Часто поле ввода уже заполнено – вам сразу предлагается вариант возможного ответа. Существуют окна с несложными вопросами и кнопками для ответа «да», «нет».

Компакт-диск CD (Compact Disk) – небольшой оптический диск, информация с которого считывается лазером. Внешне CD представляет собой пластиковый диск диаметром 120 мм. Широко известны CD audio – компакт диски со звукозаписями. В зависимости от характера записи информации различают несколько типов дисков:

CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory – компакт-диск только для чтения) – диск, на котором записаны мультимедиа-данные и программы.

CD-R (Compact Disk Recordable – компакт-диск записываемый) – одноразовая запись данных на этот компакт-диск может сделать сам пользователь. Для этого он должен иметь и включить устройство, именуемое CD-рекордером . Запись осуществляется лучом лазера этого устройства.

CD-RW (Compact Disk – Rewritable – компакт-диск перезаписываемый) – информацию на этом диске можно перезаписывать, как на магнитном носителе.

Файл – совокупность данных, информации, записанная на магнитный диск. Файл является объектом, имеющим свое имя и являющимся основным элементом хранения данных в системе. В файлах хранится любая информация, которая может быть обработана компьютером. Пользователь может создать, редактировать, пересылать из одного устройства в другое и уничтожить файл.

Занятие 2
Автоматизированная информационно-библиотечная система (АИБС) «МАРК-SQL». Основные сведения о системе

Инсталляция пакета. Запуск системы. Модули. «Администратор», «Каталогизация», «Комплектование», «Поиск», «Абонемент»

Принципиальные особенности АИБС «МАРК-SQL»:

1. АИБС «МАРК-SQL» функционирует в архитектуре клиент-сервер .

2. АИБС «МАРК-SQL» разрабатывалась на основе принципа открытых систем . К свойствам, которыми обладают открытые системы, можно отнести:

· работу системы в мультизадачном режиме (многопользовательский режим работы с СУБД – системой управления базами данных);

· расширяемость: возможность добавления новых компонентов (функций) или изменение некоторых уже имеющихся компонентов при неизменных остальных функциональных частях информационной системы (ИС) и без повторной инсталляции (установки) всей информационной системы;

· масштабируемость: возможность адаптации информационной системы под любой размер фондов и количество пользователей;

· мобильность/переносимость: возможность переноса программ и данных из одной операционной среды в другую, возможность работы с различными СУБД;

· способность к взаимодействию с другими информационными системами – интероперабильность;

· дружественность к пользователю (графический многооконный интерфейс);

· модульность структуры;

· поддержка сетевых протоколов.

Минимальные требования

Процессор Pentium 450MHz и выше

Оперативная память 64 Мb и выше

Объем жесткого диска 6,5 Гb

Сетевой адаптер + (для работы в локальной сети)

Устройство для чтения CD-ROM +

Видеоадаптер SVGA

Манипулятор «мышь» +

Операционная система Windows 98/2000/XP

Установленный сетевой протокол TCP/IP

Для работы с БД через Интернет Web Server IIS

Основные автоматизированные рабочие места (АРМы) АИБС «МАРК-SQL»

АРМ «Каталогизация» – модуль, с помощью которого осуществляется создание и ведение электронного каталога, научная и техническая обработка поступивших изданий, ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование стандартных выходных форм и др.

АРМ «Абонемент» – модуль, где осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется книговыдача литературы, определяются задолженности по литературе, обеспечивается формирование и печать статистических отчетов.

АРМ «Комплектование» – модуль, в котором реализуются функции по заказу и учету поступающей литературы, формированию отчетных бухгалтерских документов. АРМ «Комплектование» включает в себя подсистему «Книгообеспеченность», позволяющую проводить анализ состояния книгообеспеченности учебного процесса.

АРМ «Поиск» – модуль, с помощью которого пользователь производит поиск, просмотр и заказ нужной литературы.

АРМ «Администратор» – модуль, который осуществляет администрирование системы и баз данных, выполняет функции по адаптации системы к требованиям пользователей.

Технология работы в АИБС «МАРК-SQL»

АИБС «МАРК-SQL» обеспечивает комплексную автоматизацию всех библиотечных процессов. Поступившие в библиотеку издания отмечаются в АРМе «Комплектование». В АРМе «Каталогизация» вносится информация о них в Книгу суммарного учета (КСУ). Затем осуществляется постановка на учет, формирование инвентарной книги (при инвентарном учете), формирование учетной карточки (при безынвентарном учете). Создается полное библиографическое описание. Распечатываются стандартные выходные формы (каталожные карточки и др.).

Для комплектования литературы необходимо внести в базу данных библиографические описания с минимальным количеством полей. Это могут быть поля Заглавие, Авторы, Издательство, Дата издания, Место издания, Серия, Цена. Далее сформировать необходимые документы (например, Сводная ведомость), требуемые для заказа литературы в издательствах.

Установка на компьютер

Практические задания.

1. Установка АИБС «МАРК-SQL»

· Вставьте компакт-диск (CD) в дисковод.

· Программа автозапуска запустит программу установки Setup.exe АИБС «МАРК-SQL».

· Следуйте инструкциям, появляющимся на экране.

По умолчанию в результате установки система будет помещена в каталог: «C:\Program Files\Inform-Systema\MarcSQL \»

После инсталляции (установки) в каталоге...\Inform-Systema\MarcSQL образуются подкаталоги:

· BIN – системные и настроечные файлы;

· DB – базы данных, с которыми поставляется система;

· HELP – файлы с документацией по системе;

· HTML – шаблоны для создания экранных форм и выходных файлов;

· SQL – SQL-коды.

2. Запуск АИБС «МАРК-SQL»

Для запуска приложения АИБС «МАРК-SQL» выбрать меню (нижняя горизонтальная строка внизу слева) Пуск, затемпоследовательно нажать ® Программы ® Школьная библиотека ® АИБС Школьная библиотека.

В АИБС «MАРК-SQL» созданы три категории пользователя: Библиотекарь, Учитель, Читатель .

Для входа в систему пользователю с правами «Библиотекарь» необходимо ввести Имя – «библ » , Пароль – «123 ». Для входа в систему пользователю с правами «Учитель» необходимо ввести Имя – «учитель », Пароль – «1 ». Для входа в систему пользователю с правами «Читатель» необходимо ввести Имя – «читатель», Пароль вводить не надо. Если Вы не знаете Имя и Пароль для входа в систему, то нажмите кнопку Справка. В дальнейшем предоставляется возможность изменить Имя и Пароль пользователей.

Рис. 1. Вход в систему

Пользователю с категорией «Библиотекарь» доступны все АРМы. Пользователю с категорией «Учитель» доступны АРМы «Комплектование», «Каталогизация», «Поиск», «Абонемент» с ограничением некоторых функций внутри АРМов. Пользователю с именем «Читатель» доступен только АРМ «Поиск».

После входа в систему с категорией «Библиотекарь» появляется следующий экран:

Рис. 2. Основной экран

На самой верхней строке выдается информация об АРМе, в котором Вы в данный момент находитесь – Каталогизация. Вторая строка – основное меню программы. Третья и четвертая строка – кнопки для выполнения различных операций. Все команды в системе можно выполнять или с помощью команд меню, или нажатием кнопок, или с помощью «горячих» клавиш.

Занятие 3

АРМ «КАТАЛОГИЗАЦИЯ»

Знакомство с основными технологическими процессами, выполняемыми в АРМ «Каталогизация».

Функциональные возможности АРМ «Каталогизация»:

· Создание библиографических записей.

· Копирование документов.

· Сохранение документов.

· Режим редактирования документов.

· Удаление документов.

· Режим постановки на учет.

· Формирование и печать стандартных выходных форм учетных документов.

· Списание документов. Распечатка Акта списания.

· Формирование книги суммарного учета (КСУ).

· Формирование запросов на поиск.

· Поиск по словарям. Простой, расширенный, фиксированный поиск.

· Фильтры. Сортировка.

· Основные функции, выполняемые при групповой корректировке.

· Формирование и печать отчетных документов.

· Отчеты.

· Виды отчетных документов. Шаблоны. Формирование отчетных документов. Задание параметров. Просмотр созданных документов. Редактирование документов. Печать. Загрузка отчетных документов в WORD, Excel и др.

· Макрообъекты. Виды макрообъектов. Подключение макрообъектов в систему. Подключение к библиографическому описанию. Просмотр макрообъектов.

· Словари. Понятия о внешних и внутренних словарях. Создание внутренних словарей. Типы словарей. Определение разделителей в словарях. Алгоритмы для построения словарей.

· Импорт и экспорт записей. Импорт/экспорт в MARC-форматы. Выбор формата. Виды кодировок.

· Копирование записей в другую базу данных.

Теперь подробнее остановимся на каждом из этих пунктов.

АРМ «Каталогизация»

Практические задания

Запуск АРМ «Каталогизация».

Для активизации (запуска) АРМ «Каталогизация », необходимо выбрать в меню АРМ команду Каталогизация или щелкнуть на значке на панели инструментов. Теперь в этом АРМе мы будем учиться выполнять необходимые для библиотечной работы операции.

Создание документов

Рис. 3. Режим Словари

Для создания нового документа, в меню Документ необходимо выбрать команду Создать , или щелкнуть на значке на панели инструментов. На экране выведется диалоговое окно, содержащее список полей, которые следует заполнить. При двойном щелчке мыши на выбранном поле откроется диалоговое окно для редактирования. В него вводится вручную (набирается на клавиатуре) необходимая информация или выбирается уже готовая информация из словарей данной системы. Для использования словарей в Режиме Создания документов необходимо щелкнуть кнопку Словари. После появления диалогового окна редактирования, нужно выбрать необходимый словарь. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши выбранный словать и щелкнуть кнопку ОК .

Сохранение документов

Для сохранения документа в базе данных необходимо в меню выполнить команду Документ/Сохранить , или щелкнуть значок на панели инструментов. Для выхода из режима без сохранения документа щелкнуть левой кнопкой мыши значок на панели инструментов.

Редактирование документов

Для редактирования документов, находящихся в БД (базе данных), необходимо отобрать редактируемые документы. Для этого можно использовать команды Найти , Найти все или Поиск по словарям в меню Документ , или щелкать по соответствующим кнопкам на панели инструментов. Далее выполнить те же команды, что и при создании документа . Для занесения информации в поля, которые не отражены в диалоговом окне необходимо в меню Правка, щелкнуть команду Дополнить из шаблона .

Создание подобных библиографических документов

Для создания подобных библиографических документов необходимо выполнить следующие действия:

1. Найти документ, который по описанию похож на создаваемый.

2. Выполнить последовательно команды Копировать, Создать, Вставить . Внести изменения во вновь созданный документ.

Авторский знак определяется по таблице Хавкиной. Для определения авторского знака необходимо ввести несколько начальных букв имени автора или заглавия текущего документа. Определение авторского знака подключается автоматически при редактировании соответствующего поля документа

Стандартные выходные формы

Рис. 4. Каталожная карточка

К Стандартным выходным формам относится каталожная карточка, формуляр, читательское требование. Формирование (создание) и печать стандартных выходных форм можно произвести, выбрав в меню Вид команду Экранные формы, далее щелкнуть Стандартные выходные формы или нажать сочетание «горячих» клавиш на клавиатуре ALT-6 .

Настройка принтеров см. раздел «Примеры настройки принтеров для печати карточек» в Документации по установке.

Работа с документом

Для работы с документами, помещенными в базе данных, необходимо выбрать текущее подмножество документов, выполняя команды Найти, Найти все или Поиск по словарям в меню Документ , или щелкнуть соответствующие кнопки на панели инструментов.

Просмотр документов в прямом направлении (по возрастающей порядковых номеров в базе данных) или в обратном направлении осуществляется кнопками панели инструментов со стрелками (вверх-вниз). Выборка документа по номеру в текущем подмножестве осуществляется кнопкой панели инструментов Выдать по номеру («#»). В правой нижней части экрана показаны номер в текущем подмножестве – уникальный номер (идентификатор документа) и общее количество документов в текущем подмножестве. Например: 4 – 202 Всего 13.

Отметка документов

Рис. 5. Режим отметки записей

При выполнении некоторых операций, например, Удаление документа , в отобранном подмножестве требуется дополнительно отметить записи.

Для этого в отобранном подмножестве с помощью кнопки на панели инструментов или «горячих» клавиш можно выполнить команды, описанные ниже в меню.

Удаление документов

Для удаления документов необходимо выделить документы (см. выше Отметка документа ). Далее выполнить команду Удалить из базы данных . В появившемся диалоговом окне подтвердить команду удаления. После щелчка кнопки Да документ будет удален.

ВНИМАНИЕ! документы, удаленные из базы данных, восстановлению не подлежат!

Исключение документов из подмножества

Для исключения документов необходимо сначала отметить документы (см. выше Отметка документа ). Далее выполнить команду Исключить из подмножества .

Поступающие в библиотеку издания ставятся на инвентарный и безынвентарный учет.

Для постановки на учет необходимо сначала найти библиографическое описание изданий, если его нет, то создать – ввести. Далее, нажатием сочетания «горячих клавиши» ALT-5 , или в меню Вид, щелкнуть последовательно команды Экранные формы, далее – Инвентарный учет и Форма ввода. Так попадаем в форму для ввода информации об экземплярах.

Рис. 6. Форма ввода информации при постановке на учет

Рис. 7. Формирование учетных документов

Выбирая команду (щелкнув «мышью») Постановка на учет, мы можем ввести информацию, характеризующую экземпляры изданий: тип учета (инвентарный / безынвентарный), инвентарный номер (если есть), штрихкод (если используется штрихкодовая технология), цена, дата поступления и др. Если вводятся новые данные, то требуется щелкнуть кнопку Добавить . Если запись редактируется – кнопку Заменить . Инвентарная книга, учетная карточка и другие документы по учету поступающей литературы могут быть сформированы при нажатии на команду Отчеты.

Списание литературы

Списание литературы происходит при нажатии команды Постановка на учет (или сочетание «горячих клавиш» ALT-5 , или в меню Вид ). Нужно щелкнуть последовательно команду Экранные формы, далее – команду Инвентарный учет .

Выделить строку с экземплярами, которые требуется списать. Щелкнуть кнопку Форма ввода , далее – Списать , указать причину списания и номер акта. На основании этих данных в поле Отчеты формируется Акт списания .

Формирование книги суммарного учета

Ведение Книги суммарного учета (КСУ) состоит из ввода информации в базу данных и получения выходных отчетных форм. КСУ представлена в двух вариантах: КСУ учебников и КСУ книг. Каждый вариант КСУ состоит их трех частей: Часть 1 – поступление экземпляров, Часть 2 – выбытие экземпляров и Часть 3 – итоговая, движение фонда.

Все таблицы, относящиеся к КСУ, заполняются в АРМ «Каталогизация», в меню Вид . Необходимо поэтапно щелкнуть команды Экранные формы, далее – DBList ALT-3). Из предложенного списка выбрать требуемую КСУ.

Для ввода исходной информации в КСУ (поступление и выбытие, часть 1 и часть 2) необходимо в меню Вид щелкнуть команду Экранные формы, далее – команду DBList (или сочетание «горячих» клавиш ALT-3 ) . Результаты ввода информации в КСУ (часть 1 и часть 2) записываются в таблицу КСУ (часть 3). В КСУ Итоговая, движение фонда (часть 3) должна быть занесена информация о первоначальном состоянии фондов УЧЕБНИКОВ (или КНИГ, если это КСУ книг).

Для формирования (создания) отчетов по КСУ в меню Вид щелкните команду Отчеты , далее – команду Книга суммарного учета (учебники/книги). Для выполнения подсчетов в КСУ Часть 3 указываются номера строк, которые являются соответственно первоначальным значением (состоянием фондов), результатом выполнения отчета КСУ Часть 1 (поступление) и результатом выполнения отчета КСУ Часть 2 (выбытие). Информация из строки, номер которой указан как начало, складывается с результатом, полученным после выполнения КСУ Часть 1, и вычитается результат выполнения КСУ Часть 2 – начало + поступления – выбытие.

Рис. 8. КСУ учебников. Часть 1

Рис. 9. КСУ книг. Часть 3

Учет книг и учебников, утерянных читателем

Для ведения тетради учета книг и учебников, принятых от читателей взамен утерянных, в АРМ «Каталогизация» в меню Вид выбирается команда Экранные формы, далее – команда DBList и Тетрадь замены книг.

Рис. 10. Тетрадь замены книг

Порядок заполнения этой формы следующий. Сначала библиотекарь списывает потерянный экземпляр по причине ЗАМЕНА (см. поле Списание документов ). Затем выполняется отчет в поле Отчеты. После выполнения отчета информация о списанных экземплярах по причине ЗАМЕНА переносится в Тетрадь замены книг и учебников. Информация, которая помещается в Тетрадь замены , содержит:

· инвентарный номер или номер учетной карточки потерянного экземпляра;

· место издания;

· год издания;

· издательство;

· стоимость экземпляра;

· отдел, к которому был приписан экземпляр;

· номер акта, по которому был списан экземпляр.

Когда читатель приносит книгу на замену, библиотекарь находит в Тетради замены информацию об утерянной книге и корректирует строку с этой информацией, добавляя в нее сведения о читателе, потерявшего экземпляр, информацию о книге-замене (заглавие, авторы, издательство, год издания, цену, отдел), куда книга пойдет. Также требуется (можно после занесения информации о книге в базу данных) указать инвентарный номер или номер учетной карточки нового поступления.

Когда необходимо, выдается Акт о замене книг в библиотечном фонде за указанный период (см. Отчеты , Печать тетради замены ).

_______________

Продолжение. Предыдущая публикация в № 06–2005.

Государственное образовательное учреждение

Учебно-практическое пособие

Архангельск

Составитель: , зам. директора по автоматизации информационно-методического библиотечного центра.

Адрес: Архангельск, пр. Новгородский, 66, АО ИППК РО, ИМБЦ

Эл. адрес: *****@***ru или *****@***(адрес библиотеки).

От составителя

Данное пособие представляет собой переработанный вариант «Руководства пользователя к АИБС «МАРК-SQL». Версия для школьных библиотек». Подробно рассмотрена технология работы в основных АРМах системы, даны рекомендации по составлению библиографических записей на различные виды документов (учебники, книги, статьи, периодика) с учетом новых стандартов библиографического описания. Приведены примеры заполнения полей при создании различных видов описания книжных изданий и аналитического описания. Даны алгоритмы основных процессов для каждого АРМа. Пособие адресовано всем, кто будет самостоятельно осваивать программу.

Буду очень рада, если это пособие поможет вам в вашей работе. Свои замечания и предложения можно выслать по указанным адресам.

институт переподготовки

и повышения квалификации

работников образования

I . Общие сведения о программе 5

1. Назначение АИБС «МАРК-SQL» 5

3. Основные АРМы АИБС «МАРК-SQL» 6

4. Назначение основных пунктов меню 7

5. Базы данных АИБС «МАРК-SQL» 11

6. Сохранение, создание и восстановление баз данных 11

6.1. Сохранение баз данных 12

6.2. Создание баз данных 13

6.3. Восстановление баз данных 14

7. Копирование и удаление информации 16

8. Выход в Федеральный каталог.

Выгрузка каталога на свой компьютер 17

II . Работа с базой данных «Учебники» 18

1. Понятие шаблонов, набор полей для работы с учебниками 18

2. Редактирование записей в базе «Учебники» 19

3. Копирование информации в базу «Учебники» 20

4. Постановка на учет 21

5. Учетные формы для учебников 21

6. Списание учебников 23

III . Работа с базой данных «Книги» 24

1. Виды документов, вносимых в базу, шаблоны для описания книг 24

2. Порядок создания описания книг 25

2.1. Правила заполнения полей при создании описания документа 26

3. Стандартные выходные формы 33

4. Постановка на инвентарный учет 34

5. Списание книг 35

6. Основные учетные формы для книг 36

IV .Книга суммарного учета фонда книг и учебников 38

V . Учет изданий, потерянных читателями 43

VI . Порядок создания аналитического описания 44

VII . Создание описания периодических изданий и оформление

подписки 48

VIII . Поиск документов 49

1. Простой поиск 50

2. Расширенный поиск 51

3. Фиксированный поиск 52

4. Поиск по словарям и создание словарей 53

4.1. Создание словарей 54

5. Режимы «Фильтры» и «Сортировка. Их использование при

создании библиографической продукции 54

5.1. Создание других видов библиографической продукции 56

IX . АРМы «Поиск» и «Абонемент» 58

X. АРМ «Комплектование» и подсистема «Книгообеспеченность» 62

1. АРМ «Комплектование» 62

2. Подсистема «Книгообеспеченность» 63

2.1. Определение структуры школы 63

2.2. Список предметов 65

2.3. Определение дисциплин, изучаемых в классе 66

2.4. Составление отчетов 67

Приложения

Приложение 1. Набор полей для описания учебников в каталоге

«Учебники» 68

Приложение 2. Набор полей для описания книг в каталоге «Книги» 69

Приложение 3.Набор полей для описания статей в каталоге «Книги» 70

Приложение 4. Набор полей для описания периодических изданий

в каталоге «Книги» 71

I . Общие сведения о программе

1. Назначение АИБС «МАРК-SQL»

АИБС «МАРК-SQL» предоставляет следующие возможности:

Получить доступ к удаленным базам данных.

Автоматизировать процесс учета выдачи книг.

Вести автоматизированный учет должников школьной библиотеки по классам.

Формировать заказ учебников с использованием базы данных рекомендованных учебников и учебных пособий .

В АИБС «MАРК-SQL» созданы три категории пользователя: Библиотекарь, Учитель, Читатель .

Для входа в систему пользователю с правами «Библиотекарь» необходимо ввести Имя библ , Пароль 123 . Имя должно вводиться только таким образом, без заглавных букв и точек в конце, иначе входа в программу не получится. При переходе из одной базы данных в другую заданные пароль и имя сохраняются автоматически. Необходимо лишь нажать кнопку ОК. Пользователю с именем «Библиотекарь» доступны все АРМы.

Рис. 1. Вход в систему

Для входа в систему пользователю с правами «Учитель» необходимо ввести Имя учитель , Пароль 1 . Пользователю с категорией «Учитель» доступны АРМы «Комплектование», «Каталогизация», «Поиск», «Абонемент» с ограничением некоторых функций внутри АРМов.

Для входа в систему пользователю с правами «Читатель» необходимо ввести Имя читатель , Пароль вводить не надо. Пользователю с именем «Читатель» доступен только АРМ «Поиск».

Если Вы не знаете Имя и Пароль для входа в систему, то нажмите кнопку Справка, в которой определены все пользователи системы. В дальнейшем предоставляется возможность создать новое имя пользователя с паролем. Для этого необходимо войти в АРМ «Администратор» , команда «Сервис – Пользователи». В открывшемся окне «Регистрация пользователей» необходимо нажать кнопку «Изменить» , затем в поле «Имя» вписать имя нового пользователя, доступ которому вы хотите открыть, в поля «Пароль» задать пароль (или не задавать совсем, если не хотите сложностей для пользователя). Затем в окне «Группы» необходимо щелчком левой кнопкой мыши отметить АРМы, к работе в которых мы хотим допустить нового пользователя или снимаем отметку в тех АРМах, к которым доступ хотим закрыть. Таким же образом поступаем со списком функций в окне ниже. Например, мы хотим завести нового пользователя с именем «методист», облегчив ему вход в программу и ограничив пользование только через АРМ «Поиск». В таком случае поступаем следующим образом:

1. Клавиша Изменить.

2. В строке «Имя» впишем методист , пароль задавать не будем.

3. В окне «Группы» снимаем все отметки.

4. В окне «Список функций» снимаем все отметки, кроме одной «Поиск всех документов (включая этапные)».

5. Затем нажимаем клавишу «Добавить». Имя пользователя попадает в список пользователей.

Обратите внимание! Имя пользователя необходимо задавать для каждой из баз данных, с которыми вы работаете.

3. Основные АРМы АИБС «МАРК-SQL»

АИБС «МАРК-SQL» состоит из пяти АРМов (автоматизированное рабочее место):

«Администратор»;

«Каталогизация»;

«Комплектование»;

«Абонемент»

АРМ «Администратор» – модуль, который осуществляет администрирование системы и баз данных, выполняет функции по адаптации системы к требованиям пользователей. В основном предназначен для специалиста-информатика. Библиотекарь с помощью этого АРМа может осуществлять сохранение и восстановление баз данных, а также задавать шаблоны (наборы полей) для различных видов документов.

АРМ «Абонемент» – модуль, где осуществляется запись и регистрация читателей, выполняется выдача литературы, определяются задолженности по литературе, обеспечивается формирование и печать статистических отчетов. Выдача учебников в АРМе «Абонемент» осуществляется при условии заказа через АРМ «Поиск».

4. Назначение основных пунктов меню

После входа в систему с категорией «Библиотекарь» появляется следующий экран:

Рис. 2. Основной экран

На верхней строке выдается информация об АРМе, в котором Вы в данный момент находитесь. Также обозначается значком в левом углу первой строки панели.

Первая строка на панели – основное меню программы. Для каждого АРМа набор пунктов меню и их назначение разные. Пункт «АРМы» присутствует во всех АРМах и служит для перехода из одного АРМа в другой. Этот переход также можно осуществить с помощью 5 клавиш-значков во второй строке меню слева. Также во всех АРМах присутствует пункт «Справка». Он дает возможность получать ответы на вопросы, возникающие в процессе работы.

Вторая и третья строки на панели, в основном, дублируют команды основного меню для ускорения работы. Кроме того, вторая строка содержит список баз данных, переход к которым осуществляется с помощью нажатия на треугольник справа. Значок «светофор» служит для закрытия базы данных. С помощью значка «А» можно менять размер шрифтов. Значок «принтер» служит для печати.

Третья строка – кнопки для выполнения различных операций. Все команды в системе можно выполнять или с помощью команд меню, или нажатием кнопок, или с помощью «горячих» клавиш.

Пункт «Документ» в АРМе «Каталогизация» выполняет целый ряд функций: создание, сохранение и удаление описаний документов; просмотр описаний, копирование описаний в пределах одной базы данных; поиск и отбор документов. В основном эти функции дублируются кнопками третьей строки.

Создание описания - первая кнопка слева на третьей строке, или команда Документ / Создать, или комбинация клавиш Ctrl + N.

Сохранение описания – значок «дискета» (третья кнопка слева на третьей строке), или команда Документ / Сохранить, или комбинация клавиш Ctrl + S.

Отмена создания описания – вторая кнопка слева на третьей строке, или команда Документ / Отменить создание.

Команда используется для очистки база данных.

Просмотр описаний осуществляется с помощью зеленых стрелок на третьей строке меню, или командами Документ / Следующий и Предыдущий, или комбинацией клавиш F4 и Sift+F4. Перейти к записи, у которой известен порядковый номер в базе (в частности, к последней записи) можно с помощью значка между стрелками, или командой Документ / Выдать по номеру.

Для копирования отдельных описаний документов в пределах одной базы данных можно использовать 4 и 5 кнопки слева на третьей строке, или команды Документ / Копировать и Вставить, или комбинации клавиш Ctrl + F3 и Shift+F3. Это удобно при создании описаний многотомных изданий.

Поиск всех описаний осуществляется с помощью значка «бинокль с надписью Все» на третьей строке, или командой Документ / Найти все, или комбинацией клавиш Shift+F 7.

Выход на поиск конкретных описаний осуществляется с помощью значка «бинокль» на третьей строке, или командой Документ / Найти, или комбинацией клавиш Ctrl + F.

Команда Документ / Отмеченные документы используется для отбора подмножества документов для дальнейшей с ними работы. Дублируется кнопкой «книга с галочкой» на третьей строке панели инструментов. Нужные описания можно последовательно отметить двойным щелчком левой кнопкой мыши, или клавишей F 5, или командой Документ / Отметить текущий документ . С помощью комбинации клавиш Alt +F5 или команды Документ / Отметить документы можно отметить одновременно несколько документов, указав их количество. После отметки описания отбираются при помощи комбинации клавиш Ctrl + F 5 или команды Документ / Отобрать как подмножество . Удалить из отобранного подмножества ненужные описания можно при помощи комбинации клавиш Ctrl + F 8 или командой Документ / Исключить из подмножества .

Команда «Шаблоны документов» используется перед началом создания или редактирования описаний.

Пункт «Правка» служит для корректировки созданных описаний документов. Это, в основном, операции с полями: редактирование, добавление, удаление и отмена удаления поля. Кроме того, здесь выполняется проверка на дублетность инвентарных номеров, групповая корректировка описаний документов. Команда «Индикаторы» служит для того, чтобы облегчить поиск документов, в заглавии которых встречаются знаки препинания (кавычки, многоточие). Осуществляется команда следующим образом. Курсор ставится на поле «заглавие». Затем вызывается Правка – Индикаторы. В появившемся окне в первой строчке ставится цифра 0, во второй – цифра, соответствующая количеству знаков препинания (от 1 до 9). После этого – ОК, сохранение изменений в описании. В словарь заглавий после выпонения этой команды описания попадают по алфавиту . В этом же пункте задаются шаблоны для редактирования описаний документов (команда «Дополнить из шаблона» ил комбинация клавиш Ctrl + F9).

Командой «Групповая корректировка» удобно пользоваться, когда необходимо сделать исправления сразу в нескольких записях. Операции, которые выполняются в процессе корректировки, появляются после нажатия на треугольник справа. Информация о выполняемых операциях выносится в окно справа.

Рассмотрим, как работает групповая корректировка на примере операции «Конвертор «поле-поле»». Допустим, что вы при создании нескольких описаний допустили ошибку и занесли информацию не в то поле и хотите поместить ее в нужное поле. Например, при росписи статей перепутали поля для года и номера периодического издания и вместо полей 773d и 773g соответственно, внесли информацию в поля 260c и 245n, в результате чего эта информация на карточку не выходит. Предположим, что таких записей 15. Вы отмечаете эти записи щелчком левой кнопкой мыши, отбираете их как подмножество (команда Документ – Отмеченные документы – Отобрать как подмножество). Перед тем, как проводить групповую корректировку, необходимо нужное поле внести в шаблон документов (если шаблон не задан заранее или задан ошибочно).

Далее команда «Правка – Групповая корректировка – Операция «Конвертор «поле-поле». В строке «Код поля1» вписываем (или выбираем из списка) код 260c, в строке «Код поля2» вписываем код 773d - ОК. Подтверждаем выполнение операции. Дождемся окончания групповой корректировки - ОК и проделаем то же самое для полей 245n и 773g.

Пункт «Вид».

Команда «Панель инструментов» отображает третью строку панели инструментов.

Команды «Показывать код поля» и «Показывать имя поля» отображают соответствующие данные, когда отмечены «галочкой». Если вдруг исчезает цифровое или текстовое обозначение поля, то необходимо обратиться к этим командам.

Команда «Экранные формы» задает формы предоставления информации:

Редактор документов (можно вызвать также комбинацией клавиш Alt+1);

Список документов (можно вызвать также комбинацией клавиш Alt+2);

Экранная форма DBList для ведения КСУ и тетради замены утерянных изданий (можно вызвать также комбинацией клавиш Alt + 3);

Библиографическое описание (можно вызвать также комбинацией клавиш Alt + 4);

Инвентарный учет (можно вызвать также комбинацией клавиш Alt + 5);

Стандартные выходные формы: каталожная карточка, оборот карточки, книжный формуляр, читательское требование (можно вызвать также комбинацией клавиш Alt + 6).

Команда HTML – формы – один из способов предоставления информации о документе: в виде библиографического описания, таблицы, информации о наличии экземпляров и т. д.

Команда «Отчеты» - для создания различных текстовых и учетных документов. В АРМе «Каталогизация» служит для создания учетных документов: инвентарных книг для общего фонда и учебников, учетных карточек для учебников, актов поступления и списания, для подведения итогов в КСУ, для оформления замены книг, для создания библиографической продукции (списков, бюллетеней новых поступлений), для оформления подписки и т. д. Команда дублируется кнопкой на третьей строке панели инструментов (возле окна «Языковой материал»).

Пункт «Сервис» содержит команды для копирования информации из баз данных и Федерального каталога.

Команда «Словари» служит для создания новых и редактирования существующих словарей. В словари автоматически заносится информация при создании описаний документов.

Команда «Печать» - для печати документов, например, каталожных карточек и книжных формуляров.

На третьей строке панели инструментов справа находятся два окна: «Тип записи» и «Библиографический уровень». В первом окне задается обозначение вида издания, которое заносится в каталог: языковой материал – для текстовых документов; ноты, карты, музыкальная и немузыкальная запись – для аудио - и видеокассет ; файл – для компьютерных изданий. В новом ГОСТе 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание» ему соответствует элемент «Общее обозначение материала». Во втором окне задаются виды библиографических описаний: для монографии, для аналитического описания (статьи), для периодики и т. д. Им соотвествует определенный набор элементов описания. Содержание окон должно соотвествовать виду описываемого документа.

5. Базы данных АИБС «МАРК-SQL»

База данных «Список учебников» включает Федеральный перечень и Федеральный каталог учебных изданий, которые можно использовать для формирования своего фонда учебников. База данных «Список книг» хранит данные, которые описывают книги, помещенные в качестве примера, и книги по развивающей педагогике, которые также можно использовать при формировании библиотечного фонда. Информацию из этих баз данных можно копировать в свои электронные каталоги. Сведения о количестве описаний в базах даются в правом нижнем углу экрана.

База данных «Учебники» предназначена для хранения информации о фонде учебников вашей школьной библиотеки. База данных «Книги» предназначена для хранения информации о книгах вашего библиотечного фонда. После инсталляции системы эти две базы данных снабжены некоторыми демонстрационными описаниями. Как обойтись с этими описаниями? Описания в базе данных «Учебники» можно отредактировать с учетом своего фонда, затем удалить ненужные описания и дополнить недостающие из базы данных «Список учебников», также затем отредактировав. База данных «Учебники» должна наиболее полно отражать ваш учебный фонд, так как на основе ее определяется и книгообеспеченность, и осуществляется заказ учебников.

Базу данных «Книги» лучше всего очистить от предложенных описаний и вести, начиная с новых поступлений. При этом предложенные описания можно скопировать в базу данных «Список книг», а затем удалить из базы данных «Книги» (см. ч.1 п. 7 Копирование и удаление информации). При наличии свободного времени ее можно пополнять также описаниями книг, полученных ранее, разумеется, представляющих наиболее новую и ценную часть фонда. Автоматизировать процессы поиска информации и выдачи литературы можно лишь при наличии информации в компьютере.

6. Сохранение, создание и восстановление баз данных

Данный режим предназначен для сохранения и восстановления баз данных, используемых при работе в АИБС МАРК-SQL. В процессе работы с базами данных при возникновении нештатных ситуаций, таких как «зависание» компьютера, отключение электропитания, поломка жесткого диска и т. д., базы данных могут прийти в негодность. Поэтому требуется периодически сохранять базы данных на другой носитель информации.

Для сохранения и восстановления баз данных в АИБС МАРК-SQL необходимо выполнить команду в АРМе «Администратор», меню «Сервис – Сохранение/Восстановление баз данных». После выполнения команды на экран дисплея будет выдано окно диалога (Рис.3).

Рис. 3. Сохранение и восстановление баз данных

6.1. Сохранение баз данных

Для того, чтобы выйти в режим сохранения баз данных, необходимо нажать кнопку «Сохранение баз данных». На экран будет выдано окно диалога:

Рис.4. Сохранение баз данных

Сохранять необходимо в первую очередь базы данных «Учебники» и «Книги». Можно сохранить также один раз и отдельно базу данных «Список книг» после переноса туда информации из базы данных «Книги», если вы предполагаете пользоваться ею для переноса описаний в свои электронные каталоги. Сохраняемые базы данных должны быть отмечены галочкой (левая кнопка мыши) и в колонке «Статус» должна быть запись «Не используется».

Данные в колонке «Статус» могут принимать три значения:

- Не используется – файл базы данных существует и в настоящий момент никем не используется.

- Занят – файл базы данных существует, но в настоящий момент используется каким-то приложением.

- Не найден – файл базы данных не существует.

Сохранить базу данных можно только в том случае, если она имеет статус «Не используется ». Если база данных имеет статус «Занят », но ее требуется сохранить, то в этом случае надо найти приложение, которое использует базу данных и закрыть его, после чего надо нажать кнопку «Обновить ». Программа архивации заново сформирует список баз данных и определит статусы.

В строке «Сохранить в папку» надо указать имя папки архива баз данных АИБС МАРК-SQL. Не желательно использовать то же устройство, на котором находятся базы данных, т. к. в случае выхода устройства из строя будут потеряны и базы данных, и архив. Каждый раз при сохранении баз данных программа создает в указанной папке файл, в который помещает содержимое баз данных, отмеченных для архивирования. В имени файла содержится информация о дате и времени создания архивной копии. Например: ‘Backup’. Для того, чтобы указать название папки, необходимо воспользоваться кнопкой «Обзор». При нажатии на кнопку «Обзор» на экран будет выдано стандартное дерево каталогов системы, в котором надо выбрать нужную папку (дискета, диск D или E), затем нажать ОК. Наименование папки появится в строке.

Операцию по сохранению баз даных нужно производить периодически: лучше каждый день, можно раз в неделю или раз в месяц (в зависимости от количества внесенной информации, но раз в месяц – обязательно!).

6.2. Создание новой базы данных.

Обратите внимание! Для сохранения предлагаются только 4 базы данных. Если вы создаете свою базу данных, то в обновленной версии она попадает в список автоматически после выполнения следующих операций:

1. АРМ «Администратор» - команда «Сервис» - строка «Список баз данных».

2. Кнопка «Создать». В строке «Имя базы данных» прописываем название изданий, для которых создаем базу (например, Статьи).

3. В строке «Имя файла базы данных» прописываем название базы (можно сокращенно) латинским шрифтом (например, list). Кнопка «Создать».

4. Подтверждаем создание и архивацию новой базы. Она попадает в список баз данных, подлежащих сохраниению.

Если вы работаете в старой версии программы, то создание происходит более сложным путем.

1. АРМ «Администратор» - Команда «Базы данных» - строка «Создать источник базы данных.

2. В появившемся окне отмечаем тип источника «пользовательский» - кнопка «Далее», выбираем строку Microsoft Access Driver (*mdb), кнопки «Далее» и «Готово».

3. Кнопка «Создать», вписать латинским шрифтом имя новой базы данных, например, Stat - ОК.

4. Появляется сообщение о создании новой базы данных – ОК. На предложение заменить источник Марка отвечаем ДА.

5. Команда «Сервис» - строка «Список баз данных». Щелкаем по ней, появляется окно «Настройка баз данных» .

6. В строке «Название» пишем название Статьи . В окне «Параметры соединения» в строке DBQ=&UserDir\..\db\sp_manuals. mdb; вместо sp_manuals прописываем латинским шрифтом название новой базы Stat . Клавиша «Добавить».

7. Имя новой базы попадает в список баз данных. После этого в окне со списком баз данных находим свою базу и на предложение разметить базу отвечаем кнопкой ДА.

Для того, чтобы вновь созданная база попала в список сохраняемых баз, ее необходимо прописать в файл DataBases в папке bin папка MarcBackup (значок листок с шестеренкой). Лучше эту работу поручить программисту!

6.3. Восстановление баз данных

Рис. 5. Архив баз данных

Рис. 6. Восстановление баз данных

- Не используется - файл уже существует и будет перезаписан во время восстановления базы данных. Этот режим требует осторожности, т. к. будет удалена текущая версия базы данных. Программа затребует разрешение на перезапись файла.

- Не найден – файл с таким именем не существует. Будет создан новый файл базы данных.

- Занят – такой файл уже существует и используется каким-то приложением. Восстановление невозможно. Требуется закрыть приложение, которое использует файл и нажать кнопку «Обновить», чтобы убедиться, что файл больше никем не используется.

Для того, чтобы восстановить базы данных, необходимо отметить галочкой те из них, которые подлежат восстановлению, после чего нажать кнопку «OK». Программа восстановит базы данных в соответствующие файлы и выдаст отчет о выполненной операции.

Следует помнить, что при восстановлении база данных заменяется полностью той базой, которая была сохранена последней по времени. Если при выполнении операции восстановления в базе есть записи, внесенные после сохранения базы данных, они будут удалены. Если к вашему компьютеру имеется доступ без вашего ведома, или он установлен вне библиотеки, операции сохранения лучше выполнять ежедневно, по окончании работы на компьютере.

7. Копирование и удаление информации

Рис. 7. Базы данных, представленные в программе

В качестве примера рассмотрим порядок действий при копировании содержания базы данных «Книги» в «Список книг»:

1. Перейти в «Книги».

2. Команда Сервис – Копировать в другую БД .

3. В окне «Выберите базу данных» нажимаем левой кнопкой мыши на уголок справа, выбираем строку «Список книг». ОК

4. Регистрация – ОК.

5. Выдается информация о копировании. По окончании копирования – ОК.

6. Переход в «Список книг» (с регистрацией – ОК).

7. Нажимаем кнопку «Все» (третья строка панели), переходим в конец базы данных (значок между стрелками – набрать последний предлагаемый номер), куда помещена информация и проверяем ее наличие.

8. Выполняем команду Сервис – Словари – Перестроить – Да . После информации и завершении перестройки словарей – ОК.

После этого можно очистить базу данных «Книги». Для этого выполняем команду Документ / Удалить все документы , подтверждаем удаление «Да». Информация удаляется. База данных готова для занесения информации о вашем фонде.

Копирование информации из одной базы данных в другую также можно осуществлять при помощи команд Сервис – Экспорт в МАРК-формат и Сервис – Импорт в МАРК-формат. Рассмотрим этот способ подробнее при изучении базы данных «Учебники».

1. Находим нужное описание или создаем новое (при создании нового описания необходима операция сохранения).

2. Курсор находится в редакторе документа, описание которого хотим скопировать.

3. Выполняем команду копирования одним из способов.

4. Команда для создания нового описания документа одним из способов.

5. Команда вставки описания одним из способов.

6. Редактирование описания и сохранение одним из способов.

Для удаления отдельного описания документа можно использовать клавишу F 8 или команду Документ / Удалить из базы данных. Удаляемое описание должно быть отмечено. Удаляется после подтверждения.

8. Выход в Федеральный каталог. Выгрузка каталога на свой компьютер

Для выхода на web-сайт Федерального каталога учебных изданий необходимо в АРМе «Каталогизация» из базы данных, куда не вносятся описания книг и учебников вашей библиотеки (лучше всего Список учебников ), выполнить команду Сервис/Выход в Федеральный каталог. Данный режим реализован для того, чтобы выйти на web-сайт, где находится Федеральный каталог учебных изданий. Далее в открывшейся странице «Федеральный перечень» внизу под строкой «формат USMARC» строку «usmarc-win-ldb. zip - кодировка WIN1251» и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Появляется окно «Загрузка файла». Имя файла задано автоматически. Клавиша «Сохранить». Далее указываем место сохранения (можно резервную папку или рабочий стол). Клавиша «Сохранить». После выгрузки закрываем окно, выходим из Интернета, сворачиваем программу «МАРК» (первая клавиша в правом верхнем углу). На рабочем столе находим архив с именем usmarc - win - ldb . Щелкаем по нему правой кнопкой мыши, выбираем строку «Извлечь файлы», после извлечения на рабочем столе появляется папка с именем архива.

9. Загрузка из Федерального каталога

Для загрузки записей из Федерального каталога необходимо развернуть МАРК (щелкнуть по строке с названием программы внизу). Мы возвращаемся снова в БД Список учебников. Здесь необходимо выполнить команду Сервис/Импорт из MARC - формата.

В открывшемся окне указать имя файла , который был сформирован в текстовом формате в результате выгрузки Федерального каталога и сохранен на Вашем компьютере. Файл открывается автоматически и достаточно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши, чтобы имя попало в нужную строку. Если этого на происходит, находим файл там, где мы его сохраняли.

Далее в окне «Кодировка» отмечаем Windows , затем кнопка «Открыть». Записи загружаются в текущую базу данных. В конце загрузки будет выдано сообщение о количестве загруженных записей. Если сделаете поиск всех документов, то сможете увидеть вновь загруженные записи. Для того, чтобы в дальнейшем осуществлять поиск документов, необходимо осуществить перестройку словарей (см. режим Словари ). В обновленной версии программы перестройка словарей предлагается автоматически (ОК – клавиша «Перестроить»).

Это интересно:

Mark sql для школьных библиотек. Библиотечные информационные системы

1ВВЕДЕНИЕ

2ОСНОВНЫЕ АРМы АИБС «МАРК-SQL»

3УСТАНОВКА НА КОМПЬЮТЕР

4БАЗЫ ДАННЫХ АИБС «МАРК-SQL»

4.1Поиск всех записей в базе данных

4.2Копирование информации из одной базы данных в другую

4.3Сохранение/восстановление баз данных

4.3.1Сохранение баз данных

4.3.2Восстановление баз данных

4.3.3Настройка списка баз данных

5АРМ «КАТАЛОГИЗАЦИЯ».

5.1Создание документов

5.2Работа с документом

5.3Редактирование документов

5.4Определение авторского знака

5.5Отметка документов

5.6Работа со словарями

5.7Создание и построение словарей

5.8Учет экземпляров книг

5.9Списание литературы

5.10Стандартные выходные формы

5.11Отчеты

5.12Удаление всех документов из базы данных

5.13Поиск документов

5.13.1Простой поиск

5.13.2Расширенный поиск

5.13.3Фиксированный поиск

5.13.4Фильтры

5.13.5Сортировка

5.13.6Поиск по словарям

5.14Загрузка из Федерального каталога

5.15Выход в Федеральный каталог

5.16Книга суммарного учета

5.17Учет книг и учебников, утерянных читателем

6АРМ «ПОИСК»

7АРМ «АБОНЕМЕНТ»

7.1Заведение списка читателей

7.2Регистрация читателей

7.3Выдача литературы

7.4Возврат литературы

7.5Составление отчетов

8АРМ «КОМПЛЕКТОВАНИЕ»

8.1ПОДСИСТЕМА «КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТЬ»

8.1.1Определение структуры школы

8.1.2Список предметов

8.1.3Определение дисциплин, изучаемых в классе

8.1.4Составление отчетов

8.1.5Перечень отчетов

9ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Людмила Левова, Сергей Ефремов, Ирина Кузина

Школа «МАРК»

Практикум для начинающих пользователей АИБС «МАРК-SQL – версия для школьных библиотек»

Занятие 2 Автоматизированная информационно-библиотечная система (АИБС) «МАРК-SQL». Основные сведения о системе

Занятие 3

3. Основные АРМы АИБС «МАРК-SQL» 6

5. Базы данных АИБС «МАРК-SQL» 11

3. Основные АРМы АИБС «МАРК-SQL»

5. Базы данных АИБС «МАРК-SQL»

6.1. Сохранение баз данных

6.3. Восстановление баз данных

8. Выход в Федеральный каталог. Выгрузка каталога на свой компьютер

9. Загрузка из Федерального каталога

4.2Копирование информации из одной
базы данных в другую

5.12Удаление всех документов из
базы данных

Людмила Левова,
Сергей Ефремов, Ирина Кузина

Занятие 2
Автоматизированная информационно-библиотечная система (АИБС) «МАРК-SQL». Основные сведения о системе